Vous n'avez aucune aptitude pour les plateformes collaboratives et les nouvelles technologies vous font peur ? Ne vous inquiétez pas ! Outil incontournable de la transformation digitale, découvrez l'essentiel à savoir sur les plateformes collaboratives : à quoi ça sert, comment les utiliser ?
Qu'est-ce qu'une plateforme collaborative ?
Avant de vouloir opter pour une plateforme collaborative, il est nécessaire d'en comprendre sa signification.
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel centralisant tous les outils liés à la conduite d'un ou plusieurs projets. Disponible en ligne comme un site Internet (et le plus souvent également sous forme d'application), la plateforme collaborative intègre des outils informatiques, logiciels et des méthodes de travail en groupe. Elle permet ainsi d'améliorer la communication, la production et la coordination entre deux ou plusieurs collaborateurs dans le cadre du travail.
Figure de proue d'une transformation digitale aujourd'hui incontournable, elle modifie considérablement les modes de travail au sein des entreprises.
Les fonctionnalités d'une plateforme collaborative
Comme évoqué précédemment, une plateforme collaborative offre plusieurs moyens pour améliorer la communication, la gestion de projets et la coordination entre les collaborateurs.
Espaces de travail dédiés par projet :
Les espaces de travail par projet permettent de faciliter le partage des fichiers et des différentes ressources au sein d'une équipe. Au lieu de mettre la Terre en copie de vos mails, vous déposez votre message ou votre document dans l'espace de l'équipe du projet. Gain de temps assuré pour vous et pour tous ceux qui ne recevront pas inutilement des mails !
Attribution de tâches :
To do list dans l'espace de travail, cette fonction permet d'attribuer des tâches à un ou plusieurs collaborateurs. et d'avoir un suivi permanent quant à la réalisation des tâches.
Messagerie instantanée et fils de discussion :
Le service de messagerie instantanée permet aux collaborateurs de discuter facilement, d'échanger ensemble sur un thème et ainsi d'éviter l'envoi de mails en cascade où il peut être parfois difficile de se retrouver.
Synchronisation avec l'agenda personnel :
Créez des rendez-vous professionnels, réunions directement sur l'agenda de la plateforme. Pour plus de facilité, l'agenda doit être synchronisable avec les agendas déjà utilisés par les collaborateurs : Google Agenda, Outlook...
Organisation de réunions :
On a tous déjà rêvé d'organiser une réunion rapidement. L'agenda partagé, permet d'afficher les disponibilités des collaborateurs afin d'organiser efficacement des réunions et sans perdre de temps sur la rédaction d'un mail à ce sujet. Il ne suffit que de quelques clics pour créer et envoyer l'invitation... et pour relancer ceux qui ne répondent pas..
Chaque plateforme collaborative a des fonctions de bases, mais certaines disposent de fonctions complémentaires telles que la visioconférence pour les réunions à distance, l'édition de sondage ou d'enquête, la gestion de ressources pour mieux gérer les ressources communes (tout type de matériel) ou encore la publication afin de faire des annonces et partager du contenus riches (images, vidéo,...).
Mobile :
Une bonne plateforme collaborative doit être accessible sur tous vos supports : ordinateurs, tablette et mobile.
Mettre en place une plateforme collaborative implique une évolution des modes de travail. S'il donne au manager une vision globale et consolidé des projets en cours, il horizontalise aussi fortement les structures hiérarchiques en mettant le projet ou le groupe de travail au coeur de l'organisation. Modifications des méthodes de management, conduite de changement... il ne s'agit pas simplement d'un "outil en plus", mais d'une réelle transformation au sein de l'entreprise. Les éditeurs de plateformes collaboratives en sont bien conscients et vous accompagnent dans votre décision, notamment en adaptant la plupart du temps les fonctionnalités à vos attentes et vos besoins.
Le mieux est encore l'expérience... Faites-vous une idée du potentiel d'une plateforme collaborative pour votre entreprise en testant InterStis !
