Rien de plus frustrant pour un collaborateur que de ne pas savoir si une salle sera libre pour sa réunion. Rien de plus embêtant pour un responsable des moyens généraux que de recevoir des appels le dimanche soir pour s'assurer que la voiture de service sera bien disponible lundi matin. La bonne gestion du matériel (véhicules, salles de réunion, vidéo projecteurs, clé 4G, etc.) est un sujet important.
Pour vous aider à organiser et planifier les réservation des ressources communes, interstis a développé, en collaboration avec la Communauté de communes Haut Nivernais-Val d'Yonne, un nouveau module intégré à sa plateforme collaborative.
La gestion des ressources est une question qui intervient tôt ou tard dans une organisation qui se structure.
Plus elle grandit et plus sa gestion devient complexe. Très souvent, les organisations utilisent des outils informatiques inadaptés comme l'agenda partagé Google ou Outlook.
Interstis fait le pari qu'un outil simple et dédié à cette question (la gestion des ressources communes) apportera un vrai service. Fiches techniques par matériel, visibilité sur le planning de réservation, système d'alerte en cas d'indisponibilité soudaine, autant de petits détails qui facilite et fluidifie les échanges quotidiens.
L'administrateur du module a la possibilité de gérer tout type de matériel : salles de réunion, véhicules, matériel de sonorisation ou d'exposition, etc.
À l'ajout de nouveau matériel, il communique toutes les informations nécessaires à l'utilisation et fixe des plages horaires sur lesquelles le matériel peut être réservé.
De leur côté, les utilisateurs peuvent consulter le planning des ressources. Grâce à un système de filtres, ils peuvent afficher les disponibilités du matériel de leur choix pour le réserver. À chaque nouvelle réservation, l'administrateur est notifié.
Avec cet outil simple et interactif, vos collaborateurs ne vous solliciteront plus à la dernière minute afin de s'assurer de la disponibilité d'un matériel.
Autre fonctionnalité clé, la notification automatique des collaborateurs en cas d'indisponibilité imprévue d'un matériel.
Prenons l'exemple d'un véhicule qui tombe en panne. En deux clics, l'administrateur peut signaler son indisponibilité pendant une période donnée. Les collaborateurs ayant réservé le véhicule sur ces périodes reçoivent automatiquement un message d'alerte.
En parallèle, aucune nouvelle réservation de ce véhicule ne sera possible pendant la période d'indisponibilité.
Bien connaître l'utilisation des ressources communes permet de mieux adapter l'ensemble des équipements aux besoins des collaborateurs. Un onglet "statistiques" offre aux responsables des services généraux un tableau de bord de toutes les réservations, du taux d'utilisation de chaque matériel et d'utilisation global des ressources communes. Cet élément est un véritable outil pour évaluer les besoins de fonctionnement de l'organisation.
Le module de réservation n'est pas un simple gadget, mais un réel outil permettant un gain de temps considérable et une meilleure organisation de vos ressources.
Profitez du service interStis pour centraliser toutes vos données efficacement.
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