Diffuser et stocker la veille juridique en ligne
Vitré Communauté
La gestion de projet et le stockage de documents en ligne peuvent s'avérer complexes sans l'adoption d'un outil adapté, la Communauté des communes de Vitré nous en parle !
Contexte
Utilisatrices depuis mai 2022, la Commune et la Communauté des communes de Vitré se voient ravies de l'utilisation et de ce que leur apporte d'Interstis.
Rencontre avec Gaëlle Drugeot Guegan, Cheffe de projet informatique et géomaticienne, qui nous parle de l'utilisation d'Interstis au sein de Vitré Communauté.
Résumé
Comment se passe la gestion de projet côté agglomération ? Et du côté de la commune ?
Découvrez comment les espaces sont organisés et quels sont leurs objectifs, la fréquence d'utilisation de la plateforme ainsi que les fonctionnalités utilisées.
"Ce qui fonctionne très bien ce sont les outils collaboratifs"
L'utilisation d'Interstis au sein de l'agglomération
Gaëlle Drugeot Guegan
« On gère des projets de territoire et les grandes orientations pour les services ont été traduites dans Interstis par des onglets, sous onglets et des espaces.
Cette option d’onglets dans des onglets a été spécifiquement créée pour Vitré Communauté. Il s’agissait d’un besoin spécifique des DGS et de la Présidente qui trient par projets de territoire !
Pour les autres usagers, le conseil est de trier ses onglets par actualité pour voir les espaces dans lesquels il y a du mouvement au lieu d’avoir une profondeur de clics étendue.
On réalise un point trimestriel avec le DGS pour ranger les espaces non classés car seulement les administrateurs peuvent le faire. »
Et du côté de la commune ?
« Le fonctionnement est différent côté commune : il n’y a pas eu de demande de création d’onglets par la direction. Il y a peu de choses à dire au global car il y a beaucoup moins d’espaces. Les espaces servent surtout pour des projets et parfois pour des suivis comme les Commissions, pour y déposer des compte-rendus, pour les ODJ, pour les CODIR... »
Focus sur Vitré Communauté
1. L'organisation des espaces
« Les espaces sont créés avec 3 objectifs différents :
Gérer les projets
Gérer la vie d'un service
Exemple : « Vie du service DSI » spécial DSI où on partage les plannings des congés pour la première vue, un fichier partagé sur les besoins de matériel, les CR de nos réunions, les CR des plénières, les documents administratifs pour l’état des frais de déplacement par exemple.
Diffuser de l'information Générale
La veille juridique
« Par exemple : Notre veille juridique était anciennement envoyée toutes les semaines par le service juridique par e-mail. Nous avons à présent un espace où toutes les veilles sont déposées. Il peut s’agir de veilles concernant la gazette des communes, par rubrique en fonction des services, concernant une jurisprudence, une nouvelle réglementation ou ce qu’a fait une autre commune par exemple. Les avantages sont triples : on est notifié lorsqu’une veille est déposée, on retrouve tout l’historique dans l’espace sans avoir à rechercher dans ses mails et, tout simplement, on encombre pas nos boites mails ! En plus, mes collègues n’ont plus besoin de rajouter un nouveau collaborateur aux listes de diffusion, il a directement accès à l’espace puisqu’il est ouvert à tous.
Là où on a fait de gros progrès, c’est notamment pour la veille juridique. Au lieu d’envoyer un document PDF à 30-40 collègues, on le met sur Interstis. Et ils peuvent la consulter directement sur Interstis ! »
L’astuce de nos chargés de compte
Un espace de travail est par défaut fermé et ne peuvent donc y accéder que les personnes qui ont été invitées. Cependant il est possible en effet d’ouvrir un espace dans ce genre de cas pour partager des informations à toute l’organisation.
2. La fréquence d'utilisation
« J’en ai un usage quotidien car c’est sur cet espace que je partage mes projets et ça facilite l’accès aux documents. Quand je suis en télétravail, je n’ai plus à me demander « c’est où déjà sur le serveur ? » je sais que c’est dans mon espace. Mes collègues vont avoir l’information même si je dois les relancer parfois. »
3. L'utilisation des outils
« Ce qui fonctionne très bien ce sont les outils collaboratifs.»
La GED (Gestion Electronique des Documents)
« La gestion documentaire est LA plus grosse fonctionnalité utilisée, c’est la chose la plus utilisée. »
« Je pense qu’un certain nombre de collègues utilisent Interstis pour y déposer des fichiers lourds au lieu de Grosfichier.com ou Wetransfer ! »
Messagerie instantanée
« On l’utilise principalement pour un projet.
Car on utilise déjà Rainbow car on a une notification quand j’ai un message ou un appel ! J’ai la petite bulle pour me dire le nombre d’informations que j’ai à consulter. Je recommande Rainbow quand je demande quelque chose à un collègue. J’oriente mes collègues sur Interstis dans le cadre des projets. Le souci avec Interstis c’est qu’on a pas les bulles avec les notifications ! Mais de manière générale la messagerie instantanée n’a pas encore fait tout son chemin : que ce soit Rainbow ou Interstis. Certains ont saisi l’intérêt de la messagerie instantanée mais d’autres pas encore. »
Gestion de projet
« Je me crée des tuiles avec la vue kanban pour mes tâches. Je me sers pas du diagramme de Gantt car je ne le trouve pas confortable. Mais en même temps, je travaille davantage sur des projets où je travaille seule. »
4. Les outils pas utilisés
Les évènements
L'Agenda
« Je ne fais pas de promo dessus car c’est ce que je dis à mes collègues il n’y a pas de connexion avec Outlook donc vous allez devoir remplir deux fois vos agendas ou alors accepter d’avoir certains de vos rendez-vous sur Outlook et certains sur Interstis. Je leur dis que ça arrive ! »
L’astuce de nos chargés de compte
La synchronisation avec Outlook est possible mais pas avec toutes les versions. La refonte de l’outil en fin d’année permettra de pallier cette problématique.
Focus sur l'espace SIG
« On a 3 espaces ; veille SIG, dynamisation du SIG et SIG Thématique métier. »
Utilité des 3 espaces :
« Concrètement, on ne se sert que d’un seul, à savoir dynamisation du SIG. On s’y rend souvent. On y stocke des informations administratives comme la fiche de poste du nouvel alternant par exemple car on l’a faite en mode coopératif. Il mettait des idées, j’en mettais aussi. C’est aussi ici qu’on a stocké les candidatures. On a également tout le volet administratif avec les devis de nos prestataires, des ressources de formations sur certains outils, notre rapport d’activité et nos éventuels problèmes rencontrés. On est plus dans l’aspect administratif du SIG que de données. C’est donc principalement du stockage de documents ! »
Utilité du SIG :
« Le Système d’information géographique c’est de la cartographie dynamique, pour simplifier les choses. Quand vous regardez Google Maps sans la vue satellite, vous voyez les bâtiments, le logo des magasins qui apparaît ... En gros, le SIG c’est ça : positionner via les coordonnées GPS tout ce qui existe selon les thématiques. Par exemple, pour urbanisme, on récupère les données du cadastre permettant de situer tous les bâtiments, le parcellaire ainsi que la superficie du terrain et les noms du propriétaire. C’est accessible à mes collègues lorsqu’ils s’occupent des permis de construire notamment. On peut aussi gérer les données de réseaux : canalisation d’eaux usées et d’eaux pluviales ou d’eau potable comme on a la compétence sur Vitré communauté. S’il y a un changement, des travaux, ils doivent être en capacité de me dire où sont les anciens réseaux et me fournir les mises à jour des nouveaux. Si un lotissement se construit, avant il n’y avait aucun réseau logiquement, alors quand il y aura des travaux de voiries ou autre on sera en mesure de savoir où se trouvent les réseaux : si je creuse à cet endroit là faut que je fasse attention de ne pas cogner dans les tuyaux des réseaux. Même principe pour les espaces verts, je sais qu’à tel endroit j’ai une haie classée (quel âge, pourquoi elle est classée ?), un arbre (son espèce, quand il a été planté, par qui, quand il a été taillé la dernière fois). Même possibilité pour le patrimoine, pour la fibre, ... En résumé, tout ce qui est positionnable, peut être cartographier. »
