Un outil tout-en-un contre l’éparpillement des données
Commune de Cormicy
Utilisatrice depuis 2020, la Commune de Cormicy a choisi d'adopter Interstis afin d'améliorer la communication et la coordination au sein de leur commune suite à la crise sanitaire. Découvrez comment la commune s'est adaptée pour lutter contre celle-ci !
Contexte
Suite à la crise sanitaire du Covid 19, la Commune de Cormicy a dû faire sa transition vers le numérique pour faciliter le télétravail et mieux s'organiser en améliorant la gestion des données et le stockage de documents.
Résumé
Rencontre avec Franck Laudy, Adjoint au maire de la Commune de Cormicy, qui nous dévoile comment se passent la coordination et la collaboration au sein de l'organisme depuis l'adoption de la plateforme collaborative Interstis.
" Le côté français et sécurisé a été très important"
La collaboration au sein de la commune avant Interstis
Franck Laudy
« Les difficultés sont apparues avec la crise sanitaire, traditionnellement la moyenne d’âge des conseillers municipaux à Cormicy est plutôt élevée. Nous sommes une commune rurale de 1500 habitants. Comme dans beaucoup de communes de cette taille-là, les personnes qui s’en occupent sont le plus souvent des personnes à la retraite ou des personnes ayant du temps à lui consacrer, il y a eu donc beaucoup de renouvellements de conseils ces dernières années.
Avant cette crise, les échanges entre nous étaient essentiellement sous format papier et parfois par e-mail. Nous sommes une petite commune qui se croise très régulièrement au sein du village donc cette pratique ne posait pas énormément de problèmes jusqu’à cette période-là. Donc beaucoup d’échanges directs en présentiel qui font que les conseils municipaux récupéraient des montagnes de documents papiers, il s’agit donc d’un budget d’impression assez important sans compter les imprévus.»
Pourquoi avoir choisi Interstis ?
« Nous avons 31 membres actifs sur Interstis, 19 conseillers, 5/6 agents et puis quelques membres extérieurs sur des projets en cours, et ce n’est pas un nombre qui risque d’augmenter particulièrement.
Souvent, ce qu’on nous a proposé c’était des abonnements en fonction du nombre d’utilisateurs avec, par exemple une frontière de 50 actifs. Ce qui pour nous n’était pas pertinent puisque nous ne sommes pas une commune dans laquelle le nombre de collaborateurs va augmenter de beaucoup.
Ce qui fait que le prix d’un abonnement en fonction du nombre d’utilisateur et pas le nombre d’espace ne nous était pas destiné.
C’est à ce moment-là, qu’Interstis avec le fait que ce soit un outil intégré et donc un abonnement pour plusieurs services, a fait pencher la balance car ce critère était très important pour moi en tant qu’administrateur. La simplicité de l’interface a joué un rôle important également car les termes à l’intérieur de la plateforme étaient adaptés à des personnes étant dans le domaine public.
Le côté français et sécurisé a été très important aussi. »
La gestion au sein de la plateforme
1. Comment se passe l'organisation des espaces ?
« Il y a un espace pour le conseil municipal et 17 espaces pour les commissions. Et il n’y a que deux groupes de commission qui utilisent le stockage de fichiers. »
2. Comment sont gérés les projets et les espaces ?
« Ce ne sont pas tellement des espaces de travail qui nous font mener les projets mais plutôt des espaces de travail au service des projets.
Par exemple, sur la partie jeunesse et sport, nous avons un espace dans lequel le partage de documents est la clé qui permet de communiquer sur les évènements ou projets.
Les espaces de travail permettent à toutes les commissions d’accéder aux documents qui leur sont nécessaires et évitent donc l’impression de documents papiers. Les documents servent à chaque commission à se familiariser avec des sujets ou projets en amont avant les réunions en présentiels, ce qui est donc un gain de temps.
L’espace des finances sert à partager les budgets en avance, nous devons donc nous prononcer quand on est une commune appartenant à une intercommunalité, c’est-à-dire voter pour les rapports d’orientations budgétaires du Grand Reims.»
Exemple :
« La commission communication que je fais prochainement est pour discuter du prochain agenda municipal que l’on va distribuer en 2024. Dans la première réunion en présentiel nous discuterons du prestataire qui va devoir le réaliser, de quel type de photo on va mettre sur la première page, donc des sujets avec une haute intensité stratégique. Le mieux pour ce projet-là serait d’adapter un mode hybride. C’est-à-dire une réunion kick-off en présentiel pour présenter le projet, et d’autres petites réunions en distanciel afin d’appréhender quelques points de plus, plus rapidement.»
« Nous voyons des questions arriver à l’heure actuelle, beaucoup plus pertinentes que par le passé, car une personne sans la pression collective d’une réunion physique, ose dévoiler ses idées. Alors que quand nous sommes en réunion en présentiel, quelqu’un qui n’est pas spécialiste des comptes publics, n’oserait pas intervenir pour contredire l’adjoint en finance. Une visioconférence en amont en plus petit comité, pourrait donc éviter une pression supplémentaire.
Le partage anticipé des documents avant les réunions physiques, revient donc au fait de dire que le digital est au service des réunions physiques, permettant d’être plus pertinent dans ces moments-là.
Pourquoi ce partage est-il pertinent via la dématérialisation ? Car un document papier distribué trois minutes avant le début d’une réunion ne sera jamais autant lu et compris qu’un document mis à disposition plus tôt sur la plateforme car il aura eu le temps d’être lu en amont d’une réunion. »
La sécurité des données et les cyberattaques
« Nous n’avons jamais subi de cyberattaque, mais en 2018/2019 au renouvellement de l’informatique et du serveur de la Mairie, nous avons pris les précautions nécessaires afin d’éviter justement ces attaques.
Tout ce qui est interne chez nous est aux normes, donc nous sommes quand même sensibilisés à propos de ce sujet-là, parce qu’aujourd’hui c’est la règle. Quand on choisit une solution software, surtout quand les données sont externalisées par rapport à notre serveur qui lui, est présent dans la commune, c’est là où nous faisons très attention à ne pas ouvrir de brèche. Nous vérifions donc que les prestataires ou les partenaires avec lesquels on travaille sont au même niveau de sécurité que nous. »
Comment Interstis impacte la sobriété numérique de la commune
« Sur l’aspect espace de stockage, la gestion des documents évite d’imprimer des quantités astronomiques, et depuis que nous sommes accompagnés par Interstis, nous sommes beaucoup plus responsables par rapport au développement durable.
Cela nous évite de multiplier les impressions, par exemple à mon premier mandat j’avais une armoire entière de documents imprimés lors de commissions et conseils et que je n’ai jamais ressorti ou bien même relu. Il suffisait aussi d’une erreur pour que tous les documents soient réimprimés.
La gestion documentaire au sein de la commune était aussi gérée par un peu tous les collaborateurs de la commune donc il suffisait que l’un ne communique pas pour qu’un document soit perdu. C’est donc pour cela que sur ça, nous sommes sûrs d’avoir évolué car la digitalisation, autrement dit la suppression du papier a été très bénéfique. Sans une plateforme comme Interstis nous n’aurions pas eu cette évolution. »
Une recommandation ?
« Pour moi, vous êtes vraiment axés vers le secteur public, il faut pouvoir parler le jargon, et je pense que les solutions qui existent s’adressent de manière uniforme à des utilisateurs du digital sans séparer pour autant les catégories.»
" L’une des valeurs différenciatrice d’Interstis est que vous vous adressez aux collectivités avec leur langage. "
