L'outil central pour gérer une Communauté de Communes : ressources, sondages, support, gestion de projets ...
Communauté de Commune utilisatrice
L'adoption d'Interstis au sein de la communauté de communes s'est faite de manière imprévue, cela a commencé par des démarches pour trouver un logiciel de gestion des demandes, puis la plateforme collaborative est devenue leur outil du quotidien. Découvrez pourquoi Interstis a su séduire cet EPCI.
Contexte
Utilisatrice depuis fin 2020, la Communauté de communes prend la parole pour nous expliquer pourquoi avoir opté pour la plateforme collaborative Interstis et comment elle est utilisée au quotidien.
Résumé
Rencontre avec leur technicien du service développement numérique et du service d'information qui nous dévoile comment Interstis optimise leur gestion interne au global au sein de la Communauté de communes .
"Interstis est un agglomérat d’outils simplifiés, accessibles et interconnectés."
Le parcours professionnel
« J’ai travaillé pour le service informatique de la ville de Trégueux en Bretagne puis aux archives de la ville de Rennes. Je travaille à Communauté depuis trois ans en tant que technicien dans le service informatique et développement du numérique.
Mes missions sont diverses :
- Je m'occupe de tout ce qui est numérique de manière générale : installation des postes, gestion du réseau et administration des serveurs par exemple.
- Je suis en charge des formations pour approfondir les usages des différents outils comme le Parapheur, Interstis et Idélibre (qui sert aux convocations des élus aux différentes instances). Je les accompagne sur les usages d’Interstis et je me charge d’en faire la promotion en interne !
- Je travaille au développement du numérique à travers différentes animations comme le festival « l’Effet Numérique » qui a lieu entre février et avril.»
La collaboration avant Interstis
« En fait, je suis arrivé 3 mois avant sa mise en place, je n’ai donc que très peu de recul pour parler de la collaboration avant. En revanche, je peux l'imaginer en voyant comment collaborent les services qui n’ont pas pris le pli Interstis : la plupart des échanges se font par e-mail, par téléphone, lors de réunions ou lors de rencontres dans les couloirs. Avant, les agents utilisaient juste les e-mails et le serveur pour déposer les fichiers. Pour une partie d'entre eux, cela marchait très bien et n’avait pas besoin de changer. »
L’implémentation d’Interstis dans le quotidien
« Nous sommes une soixantaine d'agents avec des profils assez variés. L'avantage c'est que quasiment tous nos agents ont accès à un ordinateur. L’inconvénient, c'est que le temps passé sur un ordinateur est variable : certains y passent la journée et d'autres n’y vont que le matin ou le soir. C’est souvent pour cette seconde catégorie qu’il est plus compliqué d'utiliser un outil comme Interstis.
Je suis arrivé très peu de temps avant la mise en place d'Interstis dans nos services. En fait, Interstis est arrivé de manière imprévue : on avait débuté des démarches pour trouver un logiciel de gestion des demandes. Au final, Interstis est devenue notre plateforme collaborative du quotidien et nous avons opté pour un autre logiciel pour gérer les demandes.
Quand j’explique Interstis aux agents, je dis souvent : Interstis est un agglomérat d’outils simplifiés, accessibles et interconnectés.
Par exemple, on utilise la gestion des tâches d’Interstis dans mon service. Personnellement, je suis un utilisateur de Notion. Il y a beaucoup de choses qui me manquent, forcément. Mais en même temps, Notion est devenu une usine à gaz. Donc pour l'usage courant, Interstis est parfaitement satisfaisant. C’est largement suffisant pour 99% de nos utilisateurs. Le fait que tous les outils soient liés simplifie la gestion contrairement à la souscription d’une panoplie d'outils différents les uns des autres.
L’adoption d’Interstis va dépendre des responsables et de la façon dont il est utilisé dans le service. Nous avons des pôles où Interstis est très présent et d’autres beaucoup moins. Malheureusement, cette hétérogénéité crée pas mal de soucis parce qu'une partie des documents se trouve sur Interstis et une autre partie sur le serveur : les agents ne savent jamais où sont les documents.
J’ai toujours cette même fracture entre mes utilisateurs :
- Ceux qui ont du mal à s’y mettre ;
- Les nouveaux qui viennent d’une autre collectivité et qui sont habitués à ces outils collaboratifs ;
- Ceux qui ne connaissent pas ce genre d’outils et qui trouvent ça plutôt pratique et qui ne sont pas encore habitués aux procédés anciens.
J'ai fait un sondage il n'y a pas longtemps justement parce que je relance un cycle de formation Interstis : il y a certains collègues qui l'utilisent tous les jours et d'autres qui l'utilisent une fois par semaine. Sinon, moi, effectivement, je l'utilise tous les jours. C'est mon outil de travail principal. Je n'ai plus un seul document sur le serveur ! »
200 espaces pour gérer tous les besoins de collaboration de la communauté
« On a commencé par créer différents types d'espaces et on n’est pas loin des 200 espaces, je pense.
Les espaces spécifiques aux pôles et services : ils concernent tous les agents d'un service ou d'un pôle et leur permettent de travailler ensemble sur les documents, d'échanger et d'avoir des discussions.
Les espaces interservices :
- Ressources communes pour stocker et diffuser des notes de service et des tutos.
- Espace détente pour échanger en inter-service mais sur un aspect moins administratif ou moins professionnel.
- Espace support informatique incluant un workflow pour que les utilisateurs créent des tickets.
- Espaces dédiés à la mise en place d'un CST (comité social territorial) pour échanger autour des décisions impactant le fonctionnement de la collectivité.
- Espaces consacrés aux instances. Les agents qui participent à ces instances sont invités à mettre à jour l'ordre du jour, à mettre les différents documents qui concernent ces réunions dans les espaces.
- Espaces de projets qui vont exister juste le temps de projet. Par exemple, l’événement « l'effet numérique 2024 » est un espace spécifique où je peux inviter les partenaires et les agents concernés pour qu’on puisse collaborer ensemble. Et à terme, tout sera archivé et l'espace sera clôturé.»
Les usages d'Interstis
1. La gestion des congés
« Notre cheval de Troyes pour l’utilisation d’Interstis, c'est la feuille des congés sur laquelle les agents doivent indiquer le prévisionnel et les congés qu'ils envisagent de poser dans les six mois à venir. C'est un fichier partagé qui se trouve sur Interstis. Son utilisation est simple et tout le monde l’a facilement adopté car j’ai très peu de retours négatifs.»
2. Les demandes d'avis via les sondages
« Depuis récemment, on a beaucoup de sondages qui viennent de la direction, des Ressources Humaines ou des différents services et la fonctionnalité nous convient amplement. On en a même trop maintenant !»
3. Les demandes de matériel via les workflows
« On l'utilise pour notre gestion des tickets informatiques mais aussi pour les demandes ergonomiques pour les gens qui ont besoin d'un poste de travail surélevé, d'une souris ergonomique ou tout autre type de matériel adapté. On peut ainsi suivre les demandes !»
Les outils utilisés
La messagerie instantanée reste l'outil principal !
La bureautique : bien que quelques utilisateurs se plaignent du manque de fonctions par rapport à Microsoft Office ils sont de plus en plus nombreux à utiliser la bureautique en ligne ne serait que pour les facilités de partage et d’échange de documents mais également le travail à plusieurs sur les documents de suivi (mais sans aller à la coédition simultanée).
Les tâches : certains services qui avaient l’habitude d’utiliser Trello commencent à basculer sur le gestionnaire des tâches Interstis !
La visioconférence : « Avant, on utilisait Jitsi et on y trouvait de nombreux avantages. Notamment, le fait qu’on puisse créer une URL spécifique par instance comme « jitsi.org/copil_effet-numerique » et qu’elle reste toujours la même ! Les élus n’étaient pas déboussolés et n’avaient pas à chercher le lien. Depuis quelques temps, l’utilisation de Jitsi est devenue plus compliqué : pour devenir modérateur d’une réunion, il faut obligatoirement s’inscrire. Avec Interstis, on gagnera en agilité : on pourra créer des discussions dans les espaces et lancer une visioconférence directement depuis la conversation avec les parties prenantes ! De plus, ça évitera d’avoir des personnes qui se connectent au lien de réunion alors que sa présente n’était pas prévue ! C'est assez rare qu'on fasse des visioconférences complètes, à savoir où tous les participants sont à distance, mais si quelques agents sont en télétravail, alors ils peuvent assister à la réunion en physique. »
Publication : Je l'ai beaucoup utilisé au début parce que, comparé à l’outil dialogue, le message principal est toujours celui vu en premier. Sur la discussion instantanée, on voit toujours les derniers messages en premier. Pour moi, cet outil fonctionne plus
comme un forum. Mais comme l’outil est différent des autres, je préfère me concentrer sur quelques applications et ne pas perturber mes utilisateurs les moins à l’aise.
Les outils moins utilisés
« La coédition des documents : Les gens n'ont pas vraiment l'habitude. Personnellement, j’'aime bien faire des comptes rendus partagés et demander aux agents d’intervenir dans ce même document. J’axe donc mes formations pour leur montrer l’utilité de partager les documents et les liens d'édition pour travailler ensemble sur les documents.
L’agenda, on ne l’utilise pas. Notre ancien outil nous permettait d’intégrer automatiquement les congés dans l’agenda alors qu’avec Interstis, cela nous imposerait une double saisie. On va avoir prochainement un nouvel outil pour la gestion des demandes de congés qui sera interfacé avec Outlook.
Contribution : Je n'ai pas encore testé contribution. Je pense l'utiliser prochainement parce que je vais avoir un besoin qui doit correspondre à cet outil : dans le cadre du CST, je vais demander à mes utilisateurs de me faire remonter leurs attentes et les
sujets qu'ils voudraient aborder lors de cette commission.
J'ai une grosse attente au niveau d'Interstis : un système de gestion des ressources. On a commencé à l'utiliser avec les médiathèques qui ont beaucoup de ressources à partager, mais il y a encore beaucoup de choses qui ne vont pas, et pour l'instant, on utilise un autre outil pour les gérer.»
Une relation agréable avec la chargée de compte
« La relation se passe très bien, je ne rencontre aucun souci. On a relativement peu d’échanges parce que justement, il n'y a pas de souci ! Interstis est très agréable avec les équipes de manière générale.»
Mention spéciale pour le support
« Mais du coup, très bien aussi. C'est quelque chose que moi, personnellement, j'aime travailler aussi. Je m'efforce de toujours être diplomate, de bien formuler pour ne pas être passif-agressif ou autre dans mes échanges parce que la plupart des échanges qu'on va avoir justement sont par écrit. Et c'est compliqué. Déjà, je fais l'interface entre les utilisateurs finalement et le support aussi. Les utilisateurs ne sont pas amenés à contacter directement le support. Je préfère faire ça parce que certains utilisateurs auraient tendance, quand ils sont énervés, à être moins diplomates. En fait, je suis support moi-même. Donc, c'est quelque chose que je ne vais pas faire car je n’attends pas ce genre de comportement de la part de mes utilisateurs.»
La sensibilisation à la cybersécurité
« Alors oui, on a fait un audit il n'y a pas longtemps dans le cadre de France Relance : ce financement permet aux collectivités de petite taille d'avoir un audit et une assistance pour l'utilisation d’internet.
L’audit a confirmé des choses que nous savions déjà. Il y a encore énormément de travail et un manque de moyens flagrant sur notre sécurité informatique et tout commence au niveau des utilisateurs : nous sommes obligés d'y aller progressivement parce que la fonction publique est quand même un milieu assez réticent au changement des pratiques. C'est un travail à long terme qui demande beaucoup de sensibilisation.
Pour y parvenir, nous avons pris l’habitude de communiquer sur les attaques qu'il y a eu sur les communes aux alentours, de sensibiliser aux e-mails frauduleux : s’il y a un doute, il n’y a pas de doute : il y a un problème.
Nos plus grosses difficultés vont être : la gestion des mots de passe, les ordinateurs non verrouillés, les doubles authentification...
On reste quand même relativement protégés car notre Active Directory, notre système de gestion des utilisateurs et de nos serveurs, n'est pas accessible depuis l'extérieur. Donc ça nous immunise de pas mal de choses. L'inconvénient, c'est qu'on n'a pas de SSO pour accéder à Interstis.
Les collectivités territoriales ont encore un énorme travail à faire à ce niveau-là et ce ne sont pas les seules. Il y a pas mal d'entreprises qui ont déjà pris conscience car elles ont une véritable crainte financière. Pour nous, a contrario, la crainte, c'est la perte de données personnelles. Nos élus ont encore une prise de conscience à effectuer car ils sont responsables de ces données : si un listing d’une inscription à la crèche fuite, même s’il n’y a pas de danger en soit, ça reste très problématique. »
Les actions en termes de sobriété numérique
- J’organise notamment des « Cleaning Summer » chaque année.
- On a un disque de 1 Tera ce qui est relativement peu mais c’est une volonté de ma part car plus on a de place, plus on stocke. Donc je force mes utilisateurs à faire du nettoyage.
- Nettoyer sa boîte mail c’est bien, mais réduire le nombre de pièce-jointe c’est mieux ! Et j’en fais ma principale bataille.
- Notre dernière action date d’il y a 15 jours : nous avons bloqué le paramètre par défaut des scanners. On ne peut plus envoyer par mail, mais on peut le stocker dans un dossier. Fini le passage par plusieurs serveurs pour revenir à l’utilisateur !
- Interstis nous a permis de réduire de manière conséquente les e-mails. Malheureusement, il y a encore beaucoup de discussions où je suis encore obligé de faire un envoi par e-mail si je veux toucher tous mes utilisateurs.
- Il y a aussi un effort à faire sur la compréhension des niveaux de priorisation des notifications selon les espaces. Exemple, dans l’espace où se trouve le fichier des congés, si on a gardé une priorité haute, on reçoit beaucoup de mails de modifications de fichiers ... Et comme peu de monde lit la notice, ils reçoivent beaucoup d’e-mails !
Interstis résumée en quelques mots...
"Je trouve la plateforme vraiment très pratique et ergonomique. Au départ, il faut un temps d’adaptation mais les utilisateurs trouvent vite la logique ! Une fois acquise, le fonctionnement est fluide et assez logique. Donc selon moi elle porte très bien son nom et rempli son rôle de plateforme collaborative !"
