La suite bureautique et plateforme collaborative pensée pour l’État

Les défis de l'État

Entre l’exigence de sécurité, l’incitation à la souveraineté et aux solutions open source, le besoin d’interopérabilité avec les systèmes existants, la diversité des missions des agents, l’obligation de conformité en terme d’accessibilité et de sobriété numérique, l’État, dans la pluralité de ses formes d’organisations, est soumis à de fortes contraintes pour fournir à ses agents des outils de travail bureautiques et collaboratifs.

Pour autant, il doit relever trois défis majeurs concernant l’environnement de travail numérique de ses agents.

1. Fournir à ses agents d’une plateforme collaborative moderne et sécurisée

En premier lieu, l’Etat, en tant qu’employeur, doit offrir à ses plus de deux millions d’agents des outils numériques professionnels modernes, opérationnels et adaptés aux besoins de centaines de métiers différents. Cela passe par la fourniture d’une solution performante pour couvrir les besoins essentiels que sont la messagerie, la bureautique, le partage documentaire, la messagerie instantanée et l’agenda partagée. Cette solution doit fonctionner en haute disponibilité à grande échelle et apporter des preuves de conformité en terme de sécurité et de confidentialité des données. Par ailleurs, elle doit offrir un niveau suffisant d’interopérabilité avec les systèmes d’information en place pour s’inscrire durablement dans le bureau numérique de l’agent.

2. Choisir une solution souveraine

Conformément à la doctrine cloud de l’État, les ministères et leurs opérateurs sont fortement incités à choisir des solutions européennes pour protéger les intérêts vitaux de la Nation des ingérences étrangères, et singulièrement américaines. Dans un contexte de quasi monopole des solutions américaines Microsoft et Google sur le marché européen, cette stratégie n’est pas si évidente. D’autant que la souveraineté ne peut pas être réduite à une simple question d’hébergement des données mais bien doit être entendue comme le choix d’un éditeur français ou européen ou d’une solution open-source opérée par des équipes internes à l’Etat. L’arbitrage entre les deux solutions est une équation à multiples facteurs : coût, passage à l’échelle de la technologie, solidité de l’éditeur, ... Et ce choix est déterminant parce qu’il engage la trajectoire du bureau numérique de l’agent sur plusieurs années.

3. Opter pour une plateforme bureautique et collaborative ouverte sur les partenaires

Les outils bureautiques et collaboratifs choisis par les ministères, agences ou opérateurs de l’État doivent impérativement faciliter le travail avec leurs partenaires publics et privés. Les collectivités, les organismes de sécurité sociale, ou les entreprises publiques sont des partenaires quotidien de l’État dans la conduite des politiques publiques. Coté partenaires privés, les associations, les délégataires de services publics, les fournisseurs, les acteurs économiques des secteurs régulés ou stratégiques, sont aussi associés tous les jours à l’élaboration ou la conduite des missions de services publics.

Concrètement, la suite bureautique et collaborative choisie par un service de l’État doit permettre d’échanger facilement avec les partenaires. Répertoire partagé, coédition documentaire, conversation groupée, agenda partagé de projet, tous ces outils collaboratifs n’ont d’utilité que s’ils sont accessibles à toutes les parties prenantes d’un projet, d’une commission, d’un groupe de travail ou d’un jury. Cette ouverture vers l’extérieur impose une gestion fine et adaptée des droits d’accès aux données et pose des questions de sécurité essentielles. Seules des solutions qui ont fait leur preuve au sein de l’État comme Interstis avec la plateforme RESANA, sont en mesure de proposer une réponse adaptée à ce contexte unique.