La plateforme collaborative pensée pour et par les Collectivités Territoriales

Les défis des collectivités

Les collectivités ont de nombreux défis à relever notamment vis-à-vis des usagers. Ces défis varient en fonction de la nature de la collectivité et de sa taille mais on retrouve de nombreux points communs. 

Tout d’abord, il s’agit de la gestion budgétaire et financière puis qu’elles doivent gérer leurs budgets de manière efficace afin de financer les services publics essentiels tout en respectant les contraintes fiscales. Les collectivités ont aussi de nombreux défis liés aux variations de la démographie : l’augmentation ou la diminution de la population, le vieillissement ... Et ces changements influent sur les sujets d’éducation, de santé et de logement ! En parlant d’aménagement du territoire, la gestion de l'expansion urbaine, la préservation de l'environnement, et le développement économique sont aussi gérés par les collectivités territoriales. Dans les défis à relever de nos collectivités, on parle aussi de transition écologique, de sécurité, de participation citoyenne, d’innovation, d’éducation, de formation mais aussi de mobilité et transport. 

Mais dans tous ces défis, l’un ne doit pas être négligé : il s’agit de la numérisation des services publics. Car pour gérer efficacement toutes ces compétences, les collectivités territoriales doivent être en mesure de gérer tous ces sujets en parallèle, d’optimiser la collaboration entre les agents. 

Mais alors, quel plan d’actions doit adopter une collectivité territoriale pour optimiser son fonctionnement ? Comment la plateforme collaborative peut les aider à y parvenir ? 

1. Encourager et aider à la collaboration à distance

À mesure que le travail hybride se répand, les collectivités territoriales recherchent des moyens pour collaborer de manière efficiente à distance. C'est ici que la plateforme collaborative trouve son utilité, offrant des fonctionnalités telles que :

• La messagerie instantanée afin d’échanger en direct avec les autres agents ;
• La gestion de projet pour faciliter l'organisation et le suivi des avancées de projets tout en ayant un œil sur les deadlines ;
• La GED, gestion électronique de documents, afin de centraliser les fichiers dans des dossiers et permettant une gestion fine des droits d’accès ;
• La suite bureautique, qui facilite le partage et la co-édition simultanée de documents : fini les échanges de documents par mails, les modifications faites par l’un sur un fichier et des modifications faites par un autre sur un autre fichier !

Avec une telle plateforme, vos équipes pourront travailler ensemble sur les sujets liés aux compétences de la collectivité territoriale en optimisant leur temps : moins d’e-mails, plus d’instantanée, des vues projets claires, des documents toujours à jour, hébergés de manière sécurisée et partagés seulement aux parties prenantes.

2. Moderniser la communication interne

Outre ses fonctionnalités de collaboration, la plateforme collaborative propose divers outils pour moderniser et optimiser la communication interne. Comment ? En offrant les possibilités de :

• Mettre en avant les actualités de votre collectivité, qu'il s'agisse de recrutements, d'événements internes ou de nouveaux processus administratifs, via une page intranet, aussi appelé actualités ;
• Valoriser les réussites individuelles et collectives en partageant photos et vidéos de projets accomplis ;
• Communiquer sur les projets ;
• Solliciter l'avis des agents via des sondages pour recueillir leurs retours via des sondages de dates, questionnaires, outils de vote, question unique ou quiz ;
• Faciliter les échanges synchrones et asynchrones entre les différents services municipaux, départementaux et régionaux grâce à la messagerie instantanée et la visioconférence.

Qu'il s'agisse d'informer, de motiver ou de rassembler les agents, la plateforme collaborative se révèle être LA solution pour améliorer la communication interne. A savoir que même au sein d’Interstis, toute notre communication interne est gérée sur la plateforme !

3. Centraliser et stocker les connaissances

L’un des autres avantages d’une plateforme collaborative est de permettre aux agents des collectivités territoriales de partager et de stocker les connaissances des agents, évitant ainsi la perte de savoirs souvent provoquée par le départ de quelqu’un. Créer des espaces spécifiques pour les équipes ou pour les projets afin de dialoguer et de stocker des documents est une pratique sécurisée pour ne pas perdre de données.

4. Renforcer la cohésion

Encore aujourd'hui, nombre de collectivités territoriales maintiennent une organisation hiérarchique qui génère souvent des collaborations dans les équipes mais très rarement en transversale. Cela produit donc un certain cloisonnement entre les services. 

Et l'implémentation d'une plateforme collaborative facilite la communication transversale et crée une dynamique de partage et de collaboration entre les services des collectivités territoriales. Grâce à la messagerie instantanée, chaque agent peut échanger ses collègues sur les projets de la collectivité, indépendamment de son domaine ou de sa situation géographique à l’instant T.

5. Sécuriser les données

Selon la CNIL, près de 70% des Français sont désormais plus sensibles à la protection de leurs données personnelles. Cette sensibilité croît notamment en raison de l'augmentation des vols et des piratages de données, suscitant des inquiétudes croissantes chez les citoyens. Les récentes décisions de l’État concernant l’utilisation des GAFAM abondent d’ailleurs en ce sens. 

Du fait de leurs activités, les collectivités territoriales sont amener à manipuler de nombreuses données personnelles (état civil, aides sociales, taxes locales, santé des citoyens, ...). Assurer la sécurité et la confidentialité de ces données est donc une priorité majeure et même un devoir.
Depuis 2021, les collectivités locales ont l'obligation d'opter pour des solutions cloud nationales hébergeant leurs données sur le territoire français. Une raison supplémentaire de favoriser le "made in France" !

6. Réduire le nombre d’e-mails échangés

Réduire le nombre d’e-mails reçus et envoyés est devenu un objectif majeur pour toutes les entités, et les collectivités territoriales ne font pas exception à la règle. Pourquoi ? Pour plusieurs raisons : 

• Prendre en compte l’impact écologique de l’envoi des e-mails ;
• Réduire le temps alloué au traitement des e-mails ;
• Gagner en efficacité.