Une plateforme collaborative pour gérer le programme Petites Villes de Demain
Communauté de communes du Pays d'Ancenis
La mise en œuvre de la transformation numérique au sein des communes peut s’avérer complexe sans l’adoption d’outils appropriés, tels qu’une plateforme collaborative. Découvrez pourquoi en 2021, la Communauté de Communes du Pays d'Ancenis a choisi Interstis.
Contexte
Une communauté de communes regroupe plusieurs communes afin de mutualiser leurs ressources et leurs compétences pour mener des projets communs et gérer des services publics de manière collective.
Ses principales missions sont d'assurer le développement économique, l'aménagement de l'espace, la gestion du service public, ... et tant d'autres !
Résumé
En 2021, la Communauté de communes du Pays d'Ancenis a choisi d'opter pour la plateforme collaborative Interstis afin d'optimiser et de gérer au mieux la vie au sein de l'EPCI.
Hélène Chalain, Directrice du pôle management des territoires de la COMPA, prend la parole pour nous dévoiler comment se passe l'intégration de la plateforme ainsi que la façon dont elle est utilisée au sein de la collectivité.
"Donc le partage de documents sur Interstis est vraiment un outil qui permet de décloisonner les institutions et organisations informatiques pour permettre un travail partagé."
Le choix de la plateforme collaborative Interstis
Hélène Chalain
« Plusieurs services de la Communauté de Communes du Pays d’Ancenis se servent d’Interstis, ainsi que moi-même principalement pour le programme de Petites Villes de Demain.
Mon rôle est de valider les documents avant qu’ils soient diffusés. Interstis me permet donc de travailler sur la base de ce que l’on me propose sans qu’on ait des échanges de mails superflus.
On utilise cette plateforme car nous avons un besoin de collaboration avec des partenaires ou membres externes à la communauté et un besoin de sécuriser les échanges informatiques. Nous n’en avions pas avant d’adopter Interstis alors notre besoin premier était de pouvoir partager et stocker des documents ainsi que partager nos calendriers.
En interne, nous n’avons pas de perméabilité informatique : chaque agent a ses serveurs et son matériel, donc c’est exclu pour des intervenants extérieurs ou d’autres pôles de partager les fichiers. Au cours de réunions communes on avait besoin d’un environnement sécurisé qui incluait une messagerie instantanée, ainsi qu’un niveau de confort de travail identique à ceux de nos partenaires externes. »
Focus sur le programme petites villes de demain
Une utilisation d’Interstis pour le programme « Petites Villes de demain »
« Sur le programme Petites Villes de Demain, jusqu’à octobre, j’avais un chef de projet et une cheffe de projet adjointe qui alimentaient Interstis. Mais ils avaient quand même leur propre environnement de travail en commun. La spécificité de ce programme est que ce sont les communes qui sont Lauréates mais c’est l’EPCI qui coordonne le programme à l’échelle du périmètre intercommunal.
Nous avons utilisé cet espace comme un outil de coordination au sein de l’équipe resserrée des chefs de projet et moi-même. Tout le travail de chacun des chefs de projet était sur leur propre environnement de travail en mairie puisqu’ils s’occupent chacun d’une commune différente. Pour ce qui est du matériel technique, c’est la mairie qui leur fourni, ce qui fait que moi je n’avais pas accès aux informations.
Interstis a vraiment été utilisé comme un pot commun dans lequel j’ai pu verser de la documentation ressources qui venait du serveur de l’EPCI. Mes agents ont pu verser des comptes-rendus, des études et de la donnée qui venaient des serveurs des communes. Opter pour une solution comme Interstis était le seul moyen pour partager en temps réel et ainsi avoir une traçabilité sur les échanges.
On utilise particulièrement la gestion et le stockage de documents et mes agents utilisent également l’agenda. »
Le temps de lancement du programme Petites Villes de Demain
« À partir du dépôt du dossier de demande pour faire partie du programme PVD, il a fallu un an pour formaliser cette volonté. Ensuite, nous avons eu une première convention d’adhésion, puis à partir de cette convention, courait un délai de 18 mois pour élaborer la convention ORT.
Nous avons mis un petit peu plus de 18 mois. La convention ORT a été votée en tout début de 2023 et les actions qui sont convenues dans celle-ci s’inscrivent sur une temporalité d’à peu près 5 ans. »
Des difficultés de recrutement à partir du lancement du programme PVD
« La difficulté de ce programme c’est que tous les territoires démarrent en même temps et donc recrutent en même temps.
Donc l’un des avantages d’Interstis face à ces difficultés, c’est que c’est un outil qui permet la continuité des projets même lors de passations ou dans des équipes qui peuvent être mouvantes. Ce qui n’est pas négligeable dans ce type de programme. »
Les missions au sein de ce programme
« Le programme consiste à travailler une opération de revitalisation de périmètres au sein des 3 communes Lauréates :
- Ancenis Saint Géréon
- Loireauxence
- Vallons de l’Erdre
Avec 4 thématiques principales :
- Équipement
- Mobilité
- Commerce
- Habitat
Ce programme nécessite un diagnostic établi à l’échelle de ces 3 communes. Sur la base de ce diagnostic, il faut déterminer des objectifs et des actions pour contribuer à la revitalisation des périmètres ORT (Opération de Revitalisation du Territoire) qui sont beaucoup plus restreints que celui de la commune.
Donc le partage de documents sur Interstis est vraiment un outil qui permet de décloisonner les institutions et organisations informatiques pour permettre un travail partagé. »
Les différentes types de documents partagés dans l’espace Petites Villes de Demain
«– Des comptes-rendus du projet de support pour le comité technique, dans lesquels on retrouve la mise en œuvre et l’état d’avancement des projets.
– Certaines fiches portant une description, la personne qui doit mener cette action, les partenaires qui sont identifiés, le coût et le calendrier.
– Des propositions de bureaux d’études
Ce sont donc des documents qu’on partage pour deux raisons :
- En mode conception de documents, cela nous permet d’échanger et de faire les correctifs nécessaires à la relecture avant leur diffusion.
- La phase de conservation pour suivre l’avancée globale du projet. »
Une collaboration facilitée avec les membres extérieurs
« Nous allons rentrer dans une phase de suivi et de réalisation des actions, donc à mon avis, il est possible qu’on ait besoin de partager davantage les documents, soit :
– avec opérateurs privés sur des opérations d’habitats
– avec d’autres services d’une commune et pas le chef de projet PVD
– en interne, quand on arrivera au moment opérationnel, pour voir avec les autres services la répartition des missions et qui doit accéder ou non aux documents »
L’utilisation d’Interstis sur d’autres projets
Espace pour le pôle d’accueil des gens du voyage
« On utilise Interstis au sein du pôle d’accueil des gens du voyage, puisqu’on a des dossiers communs avec d’autres services de la collectivité ainsi que des gestionnaires qui sont externes.
Cela nous permet de travailler sur un outil commun et sécurisé afin d’éviter les versions multiples d’un même document et des mises à jour non fiables. À partir du moment où on est plusieurs services à travailler dessus, nous avons besoin de connaître l’historique des versions jusqu’à la finalisation d’un document.
Cette fonctionnalité de coédition et versionnage nous permet d’avoir des fichiers modifiables avec des commentaires ajoutés, des corrections, des paramétrages qui sont très intéressants, mais c’est quand même bien de garder toutes les versions d’un document avant qu’il soit finalisé. »
Un espace pour la gestion administrative et financière
« J’ai une collaboratrice qui s’occupe de la gestion administrative et financière, qui a accès à Interstis et qui doit l’utiliser aussi pour des tâches beaucoup plus diverses. »
Un mot de fin sur l’utilisation d’Interstis
« Comme j’utilise déjà Interstis, si un jour j’ai un besoin supplémentaire au sein de mon pôle, je sais que l’outil est là.
Plus j’aurai de services qui s’en occupent, plus j’aurai des dossiers qui seront abordés avec Interstis et plus il deviendra nécessaire que je me forme à cet outil de façon plus approfondie.
Je pense qu’il serait bien de s’en emparer, car on a beaucoup d’outils informatiques qui nous simplifient beaucoup les choses comme le partage et les échanges via messagerie instantanée, même le suivi de nos activités, mais on est rarement formés pour ces usages-là. »