Trouver un outil à moindre coût pour organiser, planifier et gérer votre association
Association du comité des fêtes
Les défis d'une association comme un comité des fêtes sont nombreux. En effet, ils doivent trouver des moyens de collaborer tant en interne qu'en externe, mais aussi d'assurer la sécurité de leurs données et tout ça à moindre coût. Et tout ceci afin d'organiser des événements festifs et culturels à la hauteur !
Contexte
Les associations sont souvent dépourvues d'outil faute de moyens. Pourtant, leurs défis sont nombreux : fédérer leurs membres, organiser plusieurs événements en même temps, échanger avec les prestataires externes et récolter les fonds pour leur fonctionnement !
Résumé
Le comité des fêtes est un incontournable de nos quotidien lorsque nous vivons dans un village ou une ville. Il est donc nécessaire de trouver l'outil adapté qui leur permettra de collaborer en interne et en externe, de stocker des documents de manière sécurisée et tout ça à moindre coût !
"On a longtemps pensé qu'un outil collaboratif serait trop cher pour notre association, on se trompait !"
Les défis d'une association du comité des fêtes
Les défis de ce type d'association sont nombreux. Le plus connu d'entre eux, c'est l'organisation d'événements festifs tels que des festivals, des carnavals, des feux d'artifice, des concerts et des marchés artisanaux dans leur commune. Cela amène donc aussi à l'animation d'une communauté : ils contribuent à l'animation et au renforcement du lien social au sein de la communauté en organisant des activités et des événements auxquels les usagers peuvent participer. Pour y parvenir, ils doivent aussi collecter des fonds en vendant des billets, en organisant des levées de fonds ou en cherchant des sponsors locaux !
Et ensuite, vient l'événement en lui-même ! Et il faut coordonner toute la logistique : la réservation d'espaces, la coordination des fournisseurs, la sécurité mais aussi les autorisations nécessaires... Et après, il faut faire venir la population en faisant la promotion des événements auprès de la communauté locale à travers divers canaux de communication tels que les médias sociaux, les affiches, les journaux locaux ...
Ils sont aussi la référence sur le territoire et sont donc promoteurs de partenariats avec d'autres organisations mais aussi du développement culturel et du soutien aux initiatives locales.
Un comité des fêtes joue un rôle essentiel dans le renforcement du tissu social, culturel et communautaire d'une région en organisant des événements festifs et en favorisant la participation active de la population locale. Cette mission les mène donc à collaborer avec un très grand nombre d'acteurs locaux !
Et alors, comment collaborent-ils ?
Une suite collaborative comme outil global
La suite collaborative Interstis est une alternative fiable, souveraine et robuste à Microsoft Office 365 et Google Workspace : même périmètre, même champ d'action mais en 100% française et bien plus sécurisée !
Vous y retrouvez plus de 10 fonctionnalités interconnectées comme un agenda partagé, un outil de visioconférence, un outil de gestion de projet, une messagerie instantanée, un outil de sondage, un logiciel de GED, un outil de gestion des tâches, de workflow, un annuaire collaboratif et même une boîte mail !
Collaborer en interne et en externe !
Collaborer en interne sur les sujets du quotidien
Au sein d'un comité des fêtes, il y a de nombreux bénévoles : ces membres peuvent être des résidents, des commerçants, des représentants d'associations locales, des élus municipaux ou bien des personnes passionnées par l'organisation d'événements festifs et culturels. Dans chaque association, il y a un président, un secrétaire, un trésorier et d'autres membres peuvent aussi avoir des responsabilités selon le comité des fêtes !
Et entre tous ces membres, il est nécessaire de collaborer ensemble pour organiser les événements, la récolte de fonds et la vie de la commune. Et pour y parvenir de la meilleure des manières des outils sont incontournables :
- La visioconférence : pouvoir se réunir à distance pour organiser les événements et réaliser les réunions de fonctionnement.
- La messagerie instantanée : être en capacité de créer des fils de discussions à propos de chaque événement pour que chaque partie prenante puisse accéder aux informations.
- La gestion de projet : organiser de manière macro les projets et suivre les avancements de l'organisation des événements facilement.
- Le gestionnaire de tâches : attribuer des tâches à chaque membre de l'association pour individualiser et les responsabiliser dans l'organisation des événements.
- L'outil de sondage : réaliser des sondages pour choisir le thème, le lieu, les dates... Tout ce qui peut être soumis à un vote !
- Le questionnaire de satisfaction : dans une démarche d'amélioration continue, réaliser des questionnaires de satisfaction à posteriori afin d'obtenir des retours d'expériences et des nouvelles idées.
- La suite bureautique collaborative : éditer des documents de type texte, tableur ou présentation pour préparer les ordres du jour des réunions, condenser les comptes-rendus dans des dossiers spécifiques... et tout ça en pouvant le coéditer en temps réel et en stockant les documents sur un cloud de confiance.
Avec plus de 10 fonctionnalités collaboratives, le champ des possibles est infini !
Collaborer en externe
Que ce soit avec les prestataires externes nécessaires à l'organisation des événements ou avec les représentants de la commune en question, les échanges sont nombreux !
- Partager des documents de manière sécurisée : partager des liens avec une date d'expiration vers des documents que vous hébergez sur votre suite collaborative Interstis.
- Échanger grâce à des e-mails souverains : utiliser la boîte mail pour envoyer des e-mails de manière sécurisée et qui restent stockés en France, quoi qu'il arrive !
- Stocker les devis et les factures : ranger vos documents importants par date, par dossier, par événement et retrouver ce que vous chercher très facilement.
- Créer un espace d'échange en ligne : créer un espace d'échange avec les prestataires pour vous permettre d'échanger vos documents et vos informations.
L’astuce de nos chargés de compte
Collaborer avec des membres extérieurs, c'est possible !
Vous pouvez créer un espace spécifique pour échanger avec vos prestataires extérieurs. Ensuite, vous pouvez les inviter à vous y rejoindre en leur attribuant un rôle de "contributeur extérieur" !
Un outil complet à moindre coût !
Un outil aussi complet, ça peut paraître trop beau pour être vrai ! Mais ce n'est pas le cas. La suite collaborative Interstis révolutionne la monde des suites collaborative en proposant un système de facturation à votre avantage : ne payez plus par utilisateur mais plutôt selon votre besoin.
Exemple ? Vous êtes un comité des fêtes réunissant 30 membres et vous organisez 10 événements annuels ! Ne payez pas 30 fois le prix pour un utilisateur mais seulement une fois le prix pour 10 événements !
"Un cloud sécurisé, ça peut sembler être un oxymore mais ce n'est pas le cas !"
Sécurisé, durable et fiable !
La sécurité des données représente un défi significatif pour les associations telles que les comités des fêtes, souvent composées de membres bénévoles et fonctionnant avec des ressources limitées. Vous pouvez être confrontés à la collecte et à la gestion de divers types d'informations sensibles, notamment des données personnelles des participants aux événements, des informations financières et des détails liés aux fournisseurs. Parfois, le manque de ressources financières et de connaissances spécialisées en matière de cybersécurité peuvent vous rendre vulnérables aux violations de données.
Les membres bénévoles peuvent ne pas avoir la formation nécessaire pour mettre en place des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, la protection contre les logiciels malveillants et la gestion des accès. De plus, vous traitez souvent avec des prestataires de services externes, tels que des entreprises de billetterie en ligne, ce qui accroît le risque de partage involontaire d'informations sensibles.
La conformité aux réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'Union européenne, peut également poser des défis aux associations qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour mettre en œuvre et maintenir des pratiques de gestion des données conformes.
Il est essentiel que vous accordiez une attention particulière à la sensibilisation à la sécurité des données, à la formation des membres sur les meilleures pratiques de protection des informations et à la mise en place de politiques et de procédures de sécurité adaptées à vos activités, même avec des moyens limités.
Alors, pour faire face à ces défis en matière de sécurité, faites confiance à une plateforme collaborative qui s'en occupe à votre place ! La sécurité de vos données est assurée lorsque vous utilisez la suite collaborative Interstis ! Notre hébergeur est français, souverain et détient la certification SecNumCloud, plus haut niveau d'exigence en matière de sécurité définit par l'ANSSI.
