Foire aux questions interStis

Dans le cas où vous auriez oublié votre mot de passe. Celui-ci peut être réinitialisé.

Cliquez sur le bouton « Mot de passe oublié » accessible depuis la page de connexion à interStis et une fenêtre apparaîtra.

Indiquez votre adresse email et cliquez sur le bouton « Recevoir mes identifiants par mail ». InterStis va générer pour votre compte un nouveau mot de passe que vous allez recevoir par mail à l'adresse indiquée. Ce mot de passe pourra par la suite être modifié en vous rendant sur votre profil en cliquant sur votre nom en haut à gauche sur la page d'accueil.

À noter : Il est important d'inscrire l'adresse mail avec laquelle vous vous connectez à la plateforme sans quoi votre mot de passe ne sera pas réinitialisé.

Un espace peut disparaitre de votre page d'accueil pour plusieurs raisons :

- L'administrateur de ce groupe a fermé cet espace

- L'administrateur de ce groupe a modifié vos droits d'accès à ce groupe

- Il est possible que vous ayez déplacé un groupe dans l'espace "Mes Archives" par erreur ou en voulant changer la fréquence de vos notification. Pour cela, rendez vous dans l'onglet "Mes Archives" accessible depuis la page d'accueil pour y retrouver vos espaces de travail archivés

Si vous ne retrouvez toujours pas vos espaces après consultation de l'espace Archives prenez contact avec l'Administrateur de votre groupe ou contactez-nous à l'adresse suivante : contact@interstis.fr

Pour changez d'adresse mail, cliquez sur votre profil situé sur votre nom en haut à gauche de la page d'accueil. Arrivé sur cette page vous trouverez un champ "Adresse mail" où vous pourrez y inscrire votre nouvelle adresse mail.

Le changement d'adresse mail sur interStis induit que vous recevrez les notifications sur votre nouvelle adresse d'une part, et que d'autre part l'identifiant de connexion sera remplacé par votre nouvelle adresse.

À noter : Il est essentiel de ne pas oublier d'enregistrer grâce au bouton "Enregistrer" en bas de page.

Il n'est pas possible de créer des espaces dans des espaces, vous pouvez cependant faire des sous-groupes de personnes.

Pour créer des groupes de personnes il faut être administrateur de l'espace, et se rendre dans l'onglet "Administration" situé en haut à droite de votre écran. Sur la gauche, passez dans l'onglet "Liste des membres" puis rendez vous sur le bouton "Créer des groupes de collaborateurs". Vous aurez ensuite la possibilité d'associer chaque utilisateur à un ou plusieurs groupes de collaborateurs. Vous pouvez créer autant de groupes d'utilisateurs que vous le souhaitez.



À chaque fois que vous partagerez une information, vous retrouverez ces groupes d'utilisateurs dans l'onglet "Liste de diffusion" de la fenêtre permettant de fixer les droits d'accès.

Dans le cas où vous recevez trop de mails, rendez vous sur la page "Mes espaces" et sur vos espaces vous verrez apparaitre un bouton en forme de cloche. Passez votre souris sur cette icône et choisissez le mode de notification qui vous convient le mieux.

Notre application mobile gratuite est disponible pour Android et iOS. Rendez vous sur le Play Store ou l'App Store pour télécharger notre application mobile.

Nous travaillons chaque jours pour améliorer votre expérience sur ces différents supports mobiles, restez au courant de nos dernières mises à jour.

Depuis la page d'accueil vous accéder à la rubrique "Mes tâches". Cette rubriques liste par défaut l'ensemble des tâches en cours dans tous les espaces.

Vous trouverez sur cette page un bouton en haut à droite qui indique les tâches que vous affichez, par défaut vous êtes sur "Les tâches en cours". Cliquez sur ce bouton, et faites évoluer votre liste de tâches comme vous le souhaitez.

Vous pouvez créer des groupes d'espaces en utilisant le bouton "Mes onglets". Ce dernier vous permet de créer des onglets dans lesquels vous pourrez librement classer vos espaces collaboratifs.

Le mode "Trier par onglet" est activé par défaut, mais vous pouvez modifier l'affichage de vos espaces collaboratifs en choissant par exemple un tri par ordre alphabétique, actualités, ou encore par organisation d'origine.

Au délà de 30 espaces collaboratifs sur votre page d'accueil, le format d'affichage des espaces est modifié pour plus de lisibilité.

Dans un espace, entre le fil d'actualités et le bandeau de couleur de l'espace se trouve un bouton "Dossiers".

En cliquant dessus, les informations de l'espace sont retriées selon une arborescence de dossiers (et éventuellement de sous-dossiers) communes à l'ensemble des membres de l'espace. Cette arborescence peut être enrichie de dossiers ou de sous-dossiers à tout moment.

Pour relancer une invitation, rendez vous directement dans un espace puis dans l'onglet "Annuaire". Vous trouverez ici les membres de cet espace, et vous trouverez sous chaque collaborateur qui n'a pas encore répondu à l'invitation un bouton permettant de relancer l'invitation.

L'administrateur d'un espace a la possibilité de suivre l'activité générale de celui-ci. Notamment le nombre de connexions, le classement des informations les plus lues,...

Pour accèder à ces fonctionnalités, cliquez sur l'onglet "Statistiques" dans l'espace que vous souhaitez analyser. Vous accèderez alors à une page avec des données graphiques et chiffrées concernant l'activité sur les espaces.

Les Administrateurs de la Licence de l'Établissement peuvent accéder à un tableau de bord complet de la plateforme. Ils peuvent afficher les statistiques pour l’ensemble des espaces collaboratifs rattachés à la Licence de l’Etablissement, ou pour un espace collaboratif en particulier. Ils peuvent, d’autre part, borner dans le temps leurs requêtes statistiques en précisant la date de début et la date de fin de leur recherche.

Pour accéder à interStis vous devez vous identifier. Cet accès sécurisé garantit la confidentialité des informations échangées sur la plateforme.

Pour vous connecter à votre compte, renseignez l'adresse mail d'inscription (celle que vous avez renseignée ou celle sur laquelle vous avez été invité) et le mot de passe que vous avez choisi à l'inscription. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le bouton "mot de passe oublié" situé sous le champ "Mot de passe".

Dans le cas où vous auriez oublié votre mot de passe. Celui-ci peut être réinitialisé.

Cliquez sur le bouton « Mot de passe oublié » accessible depuis la page de connexion à interStis et une fenêtre apparaîtra.

Indiquez votre adresse email et cliquez sur le bouton « Recevoir mes identifiants par mail ». InterStis va générer pour votre compte un nouveau mot de passe que vous allez recevoir par mail à l'adresse indiquée. Ce mot de passe pourra par la suite être modifié en vous rendant sur votre profil en cliquant sur votre nom en haut à gauche sur la page d'accueil.

À noter : Il est important d'inscrire l'adresse mail avec laquelle vous vous connectez à la plateforme sans quoi votre mot de passe ne sera pas réinitialisé.

Votre profil contient vos informations personnelles (mail et mot de passe de connexion, photo, informations professionnelles, compétences,...). vous êtes la seule personne autorisée à les modifier.

Pour accéder à votre profil, cliquez sur votre nom situé en haut à gauche de votre écran d'accueil. Cet espace vous offre la possibilité de modifier votre profil et votre mot de passe.

Il vous sera alors possible de changer de photo/avatar, et de modifier ou remplir les différents champs disponibles.

Pour changer votre mot de passe il suffit de vous rendre sur votre profil en cliquant sur votre nom en haut à gauche.

Arrivé sur la page de votre profil vous aurez la possibilité de choisir un nouveau mot de passe.

Il est impératif de penser à enregistrer grâce au bouton "Enregistrer" situé sous l'espace mot de passe.

Un espace collaboratif est un espace de travail en ligne qui réunit les outils utiles à l'avancement de vos projets, à l'animation de vos réseaux, au pilotage de vos groupes de travail, ou à la diffusion d'informations auprès d'une communauté d'acteurs. Cet espace centralise les informations (fichiers, conversations, réunions, sondages, tâches,...) de manière organisée pour faciliter la communication au sein d'un groupe, favoriser la co-construction de contenus, et rendre plus efficace la conduite d'un projet.

Cette interface digitale permet d'accéder à toutes les informations importantes depuis ordinateurs, smartphones et tablettes. Par ailleurs, l'espace collaboratif permet d'éditer, et modifier des documents en ligne. Il est aussi possible de créer des sondages, évènements, créer des groupes de discussions,…

InterStis a été conçu pour permettre à chaque utilisateur de suivre et contribuer à plusieurs projets, groupes de travail, espaces d'informations dans une seule interface simple et sécurisée.

Dans un espace, votre profil de droits dans l'espace est visible en haut à droite de votre écran. Ce type d'accès (Administrateur, Contributeur, Visiteur,...) vous a été attribué par l'administrateur de cet espace. D'un espace à un autre vos droits peuvent changer.

Passons en revue les différents droits d'accès :

Administrateur : profil destiné à un administrateur. En plus des droits de création et de modification des informations, il dispose du droit de déterminer les profils attribués aux autres participants et de fixer les outils disponibles dans l'espace.

Contributeur membre : profil destiné à un collaborateur permanent et actif. Il dispose d'un droit de modification des informations des autres participants, sauf interdiction expresse de leur auteur, et d'un droit de créer des nouvelles informations.

Contributeur extérieur : profil destiné à un collaborateur temporaire. Il peut onsulter et modifier un nombre limité d'informations et en créer de nouvelles.

Visiteur membre : profil destiné à un visiteur permanent. Il dispose d'un droit de consultation des informations créées par les autres participants, sauf interdiction expresse de leur auteur.

Visiteur extérieur : profil destiné à un visiteur temporaire. Il peut consulter un nombre limité d'informations.

Si vous êtes invité dans un espace par un utilisateur qui n'est pas administrateur, vous disposerez par défaut d'un profil de visiteur.

Pour administrer les accès veuillez vous référer à la section "Gérer les accès des utilisateurs"

Les espaces peuvent être à la convenance de l'administrateur ouverts ou fermés. Cela implique que l'accès au groupe est sur invitation (espace fermé) ou par libre adhésion (espace ouvert). Dans tous les cas, l'administrateur peut décider de valider préalablement les invitations/adhésions.

Il existe 3 méthodes pour ouvrir un espace collaboratif :

- Au moment de la création de votre espace, vous pouvez choisir à l'étape n°2, si l'espace est ouvert ou fermé.

- En vous rendant sur le bouton administration d'un espace (accessible seulement pour les administrateurs) dirigez vous vers l'onglet "Paramètres" et cliquez dessus. Vous pourrez à ce moment modifier votre type d'espace au profit d'un espace ouvert

- Enfin, dans l'espace d'administration générale de votre plateforme (pour les administrateurs) rendez-vous sur l'onglet "Données" et sélectionnez enfin le mode souhaité (ouvert/fermé) pour chacun de vos espaces collaboratifs.

Plusieurs outils sont placés à votre disposition pour retrouver au plus vite vos informations.

Fil d'actualités
La page d'accueil d'un espace reprend toutes les informations dans un fil d'actualités classé par ordre chronologique décroissant. Vous pouvez naviguer dedans en remontant le fil pour retrouver toutes les actualités dans l'ordre où elles sont été postées.

Dossier
Le bouton "Dossiers" situé sous le nom de votre espace permet d'accéder à l'arborescence des dossiers. Vous retrouverez ici les différents répertoires et vous pourrez alors retrouver et ranger vos fichiers comme vous le souhaitez. L'arborescence de dossiers est commune à tous les membres de l'espace de travail.

Barre de recherche
Une barre de recherche est aussi accessible en haut de votre écran pour retrouver des informations par mots-clés. Si vous faites cette recherche à l'intérieur d'un espace collaboratif cette dernière ne ciblera que les données de cet espace, pour les recherches effectuées depuis la page d'accueil celles-ci porteront sur l'ensemble de vos espaces.

Tous les projets ne demandent pas la même attention, c'est pourquoi vous avez la possibilité de gérer vos notifications pour chacun d'entre eux.

Sur votre page principale "Mes espaces" vous retrouvez tous vos espaces collaboratifs. Une icone en forme de cloche est présente sur chacun de vos espaces. Si vous souhaitez changer la fréquence des notifications, il faudra cliquer sur l'icone et choisir l'une des propositions suivantes classées par degré d'importance :

Cloche barrée : Vous ne recevrez plus de notification de ce dossier collaboratif

Archives : Ce choix archive votre dossier, les priorités sont réduites au maximum et les notifications n'arrivent qu'une fois par mois dans votre boite mail

Cloche orange : La priorité est moyenne sur cet espace, cela vous enverra toutes les semaines un compte rendu synthétique de toutes vos notifications non lues dans vos espaces

Cloche rouge : La priorité est au maximum, vous recevrez donc une notification par mail à chaque nouvelle information publiée



Par ailleurs, les principales informations partagées sur vos espaces collaboratifs sont notifiées d'une part via l'application mobile et d'autre part via un fil de notifications accessible depuis la page principale de la plateforme grâce au bouton représentant une cloche en haut à droite de votre écran.

Vous pouvez trier vos espaces en fonction de plusieurs critères (ordre alphabétique, groupe, actualité, structure).



Pour modifier l'ordre d'affichage, utilisez le menu déroulant « Trier par onglet » situé à droite du bouton « Mes onglets ». Ce choix d'affichage est personnel et n'impacte en rien le « bureau » d'un autre collègue.

Si vous faites le choix d'afficher vos espaces dans des onglets personnalisés (voir la section "Peut-on créer des groupes d'espaces"). Vous pouvez associer chaque espace à un onglet en utilisant le bouton représenté ci-dessous :

Dans la partie centrale de la page s'affiche la liste des informations contenues dans l'espace. Elles sont triées par ordre chronologique décroissant. Les informations les plus récentes se trouvent en haut.

Informations non lues :
A la gauche des informations non lues apparaît un point rouge. Celui- ci vous indique que vous n'avez pas encore lu une information nouvellement créée ou modifiée.

Pour consulter une information, cliquez simplement sur celle-ci. Pour revenir à la liste des actualités, cliquez sur le bouton « Fermer » situé en haut à droite de l'information ouverte. Vous pouvez prévisualiser les images et fichiers PDF directement depuis le fil d'actualités en passant votre souris sur la loupe qui s'affichera en superposition de l'icone du fichier.

Une fois l'information consultée le point rouge situé à gauche de l'information a cédé sa place à un cercle rouge, indiquant que vous avez pris connaissance de cette information.

Des raccourcis d’actions sont disponibles lorsque vous passez la souris sur les informations.



Ces raccourcis vous permettent en un clic de :

- Positionner l’information en favori.

- Télécharger le fichier.

- Modifier les droits d’accès de l’information.

- Partager le fichier via un lien url.

- Plus encore : Déplacer l’information dans un dossier, ajouter un commentaire, dupliquer vers un autre espace, ajouter une nouvelle version du document, et modifier.

Pour reclasser une information dans un dossier, utilisez les boutons de raccourcis d'actions. Cliquez sur "les trois petits points" puis sur "Déplacer vers". L'arborescence de dossiers de l'espace collaboratif s'affiche dans une fenêtre. Vous pouvez alors sélectionner le dossier de destination.



Un raccourci pratique existe pour les images et les PDF, vous pouvez en passant votre souris sur un document PDF ou une image dans votre fil d'actualité faire apparaitre sur cet élèment une petite loupe. En cliquant dessus vous pourrez faire apparaitre votre document en prévisualisation, ce mode évite les téléchargements inutiles.

Les dossiers fonctionnent comme une GED (Gestion électronique de documents). Ils se présentent sous forme d’une arborescence de dossiers et de sous-dossiers qui peuvent être librement créés. Ces dossiers contiennent les informations de l’espace.

Cliquez sur le bouton « Dossiers ». Vous accédez à une fenêtre sur la gauche de votre écran qui vous permet d’afficher plusieurs types de tri pour retrouver vos informations : favorites, récentes, non lues, et les dossiers. En cliquant sur le tri vous pourrez filtrer vos dossiers

Pour ajouter un dossier ou un sous dossier, 4 possibilités :

1/ Utiliser le bouton « + » situé à coté de « Dossier », dans la fenêtre de l’arborescence.

2/ Utiliser le clic droit de votre souris en vous positionnant sur le niveau de l’arborescence où vous souhaitez ajouter votre dossier. Cliquez sur « Ajouter un dossier » / « Ajouter un sous-dossier ». Saisissez le nom de votre dossier.

3/ Utiliser le bouton « Nouveau dossier » situé à droite de l’écran. Positionnez-vous sur le niveau d’arborescence souhaité, cliquez sur le bouton. Saisissez le nom de votre dossier.



4/ Lors de l’ajout d’une information. Quand vous ajoutez une information dans un espace. Vous devez choisir son dossier de destination. Lors de ce choix, une fenêtre vous permet de sélectionner le dossier. Le bouton situé en bas à gauche de la fenêtre vous permet d’ajouter un dossier.


Attention : un dossier ne peut être supprimé que s'il a préalablement été vidé de toutes les informations qu'il contenait. Si vous ne pouvez pas supprimer un dossier alors qu'il vous apparait comme vide c'est que certaines informations, auxquelles vous n'avez pas accès, sont classées dans ce dossier.

Pour reclasser une information dans un dossier, utilisez les boutons de raccourcis d'actions. Cliquez sur "les trois petits points" puis sur "Déplacer vers". L'arborescence de dossiers de l'espace collaboratif s'affiche dans une fenêtre. Vous pouvez alors sélectionner le dossier de destination.

Dans votre page d'accueil vous trouverez en haut à droite un bouton "Créer un espace" qui vous amènera à créer votre espace de travail en 4 étapes :

Étape 1 :

Les espaces collaboratifs sont tous personnalisables, vous allez ici définir l'identité de votre espace en remplissant les champs affichés à votre écran, en choisissant une couleur, ainsi qu'en ajoutant une image ou un logo.

Étape 2 :

Vous arrivez maintenant à la seconde étape. Ici, il vous sera demandé de choisir les règles d'accès au groupe ainsi que l'affichage par défaut des actualités. Il vous sera ensuite demandé la liste les outils collaboratifs à intégrer dans votre futur espace. Tous les espaces que vous allez créer ne nécessitent pas la présence de l'ensemble des outils. Il vous suffira alors de cocher ou décocher au besoin les outils dont vous avez besoin, ce choix n'est pas définitif et il pourra être modifié par la suite.

Étape 3 :

Cette étape est réservée à l'invitation de collaborateurs sur votre espace collaboratif. Dans cette fenêtre vous devrez taper les noms de vos collaborateurs, si ces derniers sont déjà présents sur la plateforme ils apparaitront et il faudra simplement les sélectionner sinon il faudra remplir leurs noms, prénoms, et adresse mail au complet. Une fois cela complété, il faudra donner des droits à votre collaborateur.

Pour plus d'informations concernant les droits des invités rendez vous à la section "Les droits d'accès dans un espace collaboratif".

Étape 4 :

Un récapitulatif de votre espace en cours de création s'affiche. Contrôlez les informations saisies. Si vous souhaitez réaliser des modifications, cliquez sur le bouton « Retour » ou sur l'une des étapes afin de faire des modifications. Une fois la vérification opérée, cliquez sur le bouton « Valider la création ». Le nouvel espace est ainsi opérationnel et visible pour les membres invités.

En tant qu'administrateur d'un espace, vous pouvez en modifier les principaux paramètres.

L'accès aux paramètres se fait dans un espace en cliquant sur l’icône représantant une roue dentée située en haut à droite de l'écran. Vous êtes dans la partie Administration. Pour accéder à la liste des utilisateurs de l'espace, cliquez sur l'onglet "Liste des membres".

À cette étape, vous pouvez inviter, supprimer, ou modifier, les droits d'accès des utilisateurs de votre espace.

Inviter un nouvel utilisateur
Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le bouton "inviter un nouvel utilisateur". Saisissez le nom de la personne. Si votre invité est déjà présent sur la plateforme, le profil apparaîtra dans une liste et il vous suffira de la sélectionner. Dans le cas contraire, vous devrez indiquer son nom complet, son prénom ainsi que son adresse mail. Lorsque les informations sont renseignées, la liste des espaces dont vous êtes membres apparaît. Vous pouvez sélectionner l'espace que vous venez de créer afin d'inviter la personne en question dans celui-ci. Vous pouvez en profiter pour inviter ces mêmes personnes dans les autres espaces dont vous êtes déjà membres. Dans le cas où vous êtes « Administrateur » de l'espace coché, vous pourrez définir directement le droit dans l'espace du collaborateur. Sinon, cette personne aura un droit par défaut de « Visiteur ». Dans ce cas l'administrateur de l'espace recevra une notification lui indiquant que vous avez effectué une invitation et il pourra s'il le désire modifier le droit de votre invité.

Si vous souhaitez inviter rapidement plusieurs personnes déjà présente sur la plateforme. Cliquez sur le bouton « Invitez plusieurs utilisateurs ». Ainsi, vous choisirez premièrement la liste des personnes à inviter, et vous définirez leurs droits à la seconde étape.

Modifier les droits d'accès existants
Les droits et les accès des membres sont gérés par l'administrateur de l'espace. Vous trouverez ici la liste des membres de votre groupe joint d'un menu déroulant permettant de choisir les droits que vous souhaitez leur attribuer. Vous pouvez couper l'accès à un utilisateur en le supprimant de la liste.

Pour plus d'informations concernant les droits des invités rendez vous à la section "Les droits d'accès dans un espace collaboratif".

Il est possible de créer des groupes d'utilisateurs pour leurs donner des droits communs, pour cela suivez les instructions de la section "Peut-on créer des sous-espaces ?".

Quand vous ajoutez des membres ces derniers reçoivent une invitation par mail.

Depuis un espace il est possible d'accèder aux statuts des invités de l'espace en cliquant sur l'outil "Annuaire". Vous y retrouverez les statuts des invités, et vous aurez aussi la possibilité de relancer les membres qui n'ont pas répondu à une invitation.

Pour l'administrateur de la licence il est possible de suivre le statut d'une invitation pour chaque utilisateur. L’administration des utilisateurs est le premier onglet de la partie Administration. La totalité des utilisateurs membres d’au moins un espace collaboratif rattaché à votre Licence établissement est listée par ordre alphabétique.

Les différents statuts des utilisateurs invités sont les suivants :

• « Invitation envoyée » : L’utilisateur a reçu le mail d’invitation mais ne l’a pas ouvert.

• « Invitation ouverte » : L’utilisateur a ouvert le mail d’invitation à rejoindre la plateforme.

• « Invitation inachevée » : L’utilisateur a cliqué sur le lien d’inscription mais n’a pas été au bout du processus.

• « Actif » : L’utilisateur a été au bout de son inscription et son compte n’a pas été supprimé ou inactivé.

• « Inactif » : L’Administrateur de la Licence a désactivé le compte de l’Utilisateur. Celui-ci n’a plus accès à aucun espace collaboratif rattaché à la Licence de l’Etablissement.

En passant la souris sur le statut de l’utilisateur, vous pouvez afficher dans une info-bulle la date du dernier changement d’état.

Pour la gestion de la plateforme, les Administrateurs de l'Établissement ont accès à un bouton "Administration" depuis la page d'accueil.

Depuis cette partie les administrateurs accèdent à plusieurs onglets pour :

- Gérer les droits d'accès et les actions des utilisateurs rattachés aux espaces collaboratifs de la Licence

- Gérer (supprimer, modifier les accès, afficher l'historique,...) de toutes les informations partagées dans les espaces collaboratifs

- Accéder à des statistiques d'utilisation de la plateforme

- Modifier les champs d'inscription des utilisateurs

- Activer l'indexation des contenus par mot clés.

- Imposer un ordre d'affichage obligatoire des espaces collaboratifs en page d'accueil pour les utilisateurs (onglets)

- Administrer un réseau de compétences

- Administrer la liste des outils accessibles depuis la plateforme

- Gérer son abonnement

L'annuaire des contacts est un outil très simple qui regroupe vos collaborateurs ainsi que leurs profils détaillés (numéro de téléphone, lieu de travail,…).

Chaque utilisateur dispose d'un annuaire dans chacun de ses espaces et d'un annuaire global accessible via l'onglet "Mes contacts" situé sur la page principale. Depuis ces annuaires, vous pouvez inviter des nouveaux contacts. En cliquant sur le bouton d'invitation vous ouvrirez une fenêtre qui vous demandera de remplir les informations suivantes ; Nom, Prénom, et adresse mail, vous aurez aussi la possibilité de choisir le ou les projets sur lesquels cet utilisateur est invité ainsi que ces droits sur ces espaces.

Pour plus d'informations concernant les droits des invités rendez vous à la section "Les droits d'accès dans un espace collaboratif".

Votre plateforme interStis vous offre la possibilité de dialoguer avec vos collaborateurs grâce un messagerie interne.

L'outil dialogue permet d'ouvrir des fils de discussion avec tout ou une partie des membres d'un espace collaboratif. Chaque conversation est identifiable par un titre. On peut y échanger des messages mais aussi des fichiers ou des émoticônes.

Rendez vous dans l'espace où se trouvent les personnes avec qui vous voulez communiquer, puis sur l'onglet Dialogue. Une fenêtre de dialogue s'ouvrira alors et vous pourrez y trouver un bouton en bas de page vous proposant de créer un nouveau dialogue. Choissez un titre, les membres invités à cette conversation, et commencez à échanger.

Pour vous assurer qu'un dialogue sera lu il est possible de créer une notification par mail pour son interlocuteur. Pour celà, après avoir rédigé un message cliquez sur le bouton "+" situé à gauche de votre message, puis sur "Notifier par mail".

Attention : Pour accèder à tous vos dialogues il faut vous rendre dans l'onglet "Mes Dialogues" situé sur la page d'accueil, cependant vous pouvez aussi n'afficher que les dialogues que vous partagez avec les membres d'un espace en vous rendant dans l'onglet dédié directement depuis l'espace souhaité.

Pour simplifier l'organisation de vos évènements, interStis dispose d'un outil permettant de planifier, envoyer, suivre et relancer les invitaitons à un évènement.

Pour créer un évènement il suffit de vous rendre dans l'espace où vous souhaitez créer votre évènement. Vous vous dirigerez alors vers l'outil "Évènement" puis cliquerez trouver le bouton "Ajouter un évènement".

Arrivé sur la page de création d'évènement il vous faudra remplir au minimum un titre associé à votre évènement et une date de début/fin, d'autres champs vous permettront de détailler votre évènement en précisant un lieu, et une description.

L'outil vous permet de poser des questions complémentaires à vos invités. Vous pouvez ajouter librement ces questions à conditions qu'elles se répondent par oui ou par non. Ces questions seront automatiqument posées à vos invités une fois qu'ils auront répondu sur leur présence". Quelques exemples de questions complémentaires fréquement posées : "Doit-on vous compter pour le déjeuner ?", "Serez-vous représenté?", "Avez-vous besoin d'un co-voiturage ?".

Après avoir cliqué sur le bouton étape suivante qui validera les caractéristiques de votre évènement, vous arriverez sur une page vous permettant de choisir vos invités.

Lorsque votre évènement sera publié tous vos invités recevront une notification les invitants à répondre présent ou non à cet évènement.

Cette notification passe par quatre canaux différents pour multiplier les opportunités de réponses :

1/ Par mail : un mail est automatiquement adressé aux invités. Ceux-ci ont la possibilité de répondre directement à leurs présence depuis le mail en cliquant sur le bouton "Je serai présent" ou "Je serai absent".

2/ Par une notification sur l'application mobile. Depuis leur smartphone ou tablette, les destinataires pourront répondre sur leurs présence et aux questions complémentaires.

3/ Via le fil d'actualités de l'espace de travail.

4/ Via le fil de notification de la page d'accueil.

Si besoin, un bouton "Modifier" reste disponible sur votre événement pour le faire évoluer. Le bouton "Modifier" permet aussi d'accéder au bouton "Relancer" pour renvoyer votre invitation aux personnes qui n'ont pas encore répondu à votre évènement.

Si l'un des membres donne une réponse concernant sa présence à l'évènement par un autre biais que la plateforme, l'administrateur peut alors remplir à la place du membre invité s'il sera ou non présent.

Il est possible d'exporter les réponses aux invitations ainsi qu'aux questions complémentaires sous forme d'un tableur au format Excel, vous y retrouverez les détails concernant l'horodatage des dates d'envoi et des dates de réception du mail.

À noter : les réponses viennent automatiquement alimenter les agendas privés des utilisateurs ayant répondu présent ainsi que l'agenda de l'espace collaboratif.

Depuis la page d'accueil vous avez accès sur votre gauche à l'onglet "Mon Agenda" cet outil permet de gérer vos rendez-vous et disponibilités personnelles au sein de vos différents espaces collaboratifs.

Lorsque vous travaillez avec un groupe vous verrez s'ajouter automatiquement dans votre agenda les évènements auquels vous êtes invités et où vous avez répondu présent.

Votre agenda interStis peut aussi vous permettre de placer vos rendez-vous personnels et même partager des évènements avec d'autres utilisateurs. Cet outil peut être syncronisé avec votre agenda personnel ; Google Agenda, Outlook, iCal, ADE,...

Cet outil est un agenda collaboratif ce qui le rend visible des autres utilisateurs pour gérer vos rendez-vous communs.

Attention : les règles de confidentialité ne permettent pas aux autres utilisateurs d'accéder en clair à l'intitulé de vos évènements personnels mais uniquement à vos plages horaires indisponibles. Vos rendez-vous et leurs intitulés ne seront donc pas communiqués à vos collaborateurs.

Vous avez la possibilité d'importer et/ou d'éditer en ligne des documents dans vos espaces de travail.

Pour importer un document :
Rendez vous dans la barre d'action de votre espace collaboratif et choisissez l'icône "Document".

À cette étape choisissez l'icône "Importer" et choisissez dans votre ordinateur les fichiers à importer. Tous les formats de documents sont acceptés. Les documents au format PDF seront directement affichés. Vous pouvez importer plusieurs documents à la fois.

À noter : Il est aussi possible d'utiliser la fonction Drag-and-Drop (Glissé-déposé) et cela directement dans l'espace de travail.

Une fois le(s) fichier(s) importé(s), une fenêtre permettant de fixer les droits d'accès s'ouvre automatiquement. Vous aurez le choix entre attribuer des droits à chacun des membres de l'espace ou vous servir des listes de diffusions. Le titre du document reprend automatiquement celui du fichier importé. Il est modifiable. Par défaut, votre fichier sera positionné dans le dossier "Autres". Pour modifier ce classement, cliquez simplement sur le dossier.

Pour ajouter une nouvelle version :
Depuis le fil d'actualités, un bouton raccourci représentant un "i" vous permet d'afficher le détail du fichier, les différentes versions mises à jours, et un fil d'activité du document. Pour mettre à jour votre fichier rendez-vous sur l'onglet "Versions" pour y ajouter une version. Toutes les versions sont téléchargeables, et restaurables.

Partager un fichier via un lien URL :
Pour les personnes en dehors de la plateforme, vous pouvez générer un lien de téléchargement à envoyer à vos correspondants pour qu'ils puissent accèder et télécharger vos fichiers.

Pour créer un document en ligne (isDoc) :
Dans votre espace collaboratif cliquez sur "Ajouter" dans la barre d'action, puis sur l'icône "Document" tout à droite.

Vous arrivez sur une nouvelle page où vous sélectionnerez isDoc. Cela ouvrira un document vierge. IsDoc présente l'avantage d'être un document partageable et éditable en ligne. Vous y retrouvez les fonctionnalités de base d'un traitement de texte. En donnant des droits de modifications à d'autres membres du groupe, vous leurs permettez d'apporter directement des modifications sur le document.

Vous trouverez sur votre droite un onglet "Versions" et vous pourrez alors afficher les versions (modifications) créées par vos collaborateurs sur un document. En cochant deux versions différentes vous pouvez les comparer pour faire apparaitre les modifications. Deux autres onglets sont aussi accessibles ; le premier, l'onglet "Actions" vous propose une vue d'ensemble de toutes les actions de vos collaborateurs sur le document, le second porte le nom de "Validation" et vous permet de demander une validation formelle de votre version aux autres collaborateurs.

À noter : pour créer un isTab suivez les même instructions que pour un isDoc en choisissant isTab.

Grâce à l'outil tâche il est possible d'assigner des tâches à vos collaborateurs avec des dates de rendu imposées.

Dans l'espace sur lequel vous souhaitez ajouter des tâches il faudra vous rendre sur l'onglet "Tâches".

En cliquant sur le texte "Créer une nouvelle tâche" il sera alors possible d'ajouter un titre pour cette tâche, et de l'ajouter grâce au bouton "+" à droite. Des options comme ajouter une date d'échéance et attribuer cette tâche à des personnes peuvent être ajoutées grâce aux icones présentes à côté du bouton "+" ou encore en modifiant votre tâche après publication.

Une tâche peut être enrichie de caractéristiques : date de rappel, ajouter une description, pièce jointe, des sous-tâches,...

Toutes vos tâches sont disponibles dans l'onglet "Mes tâches" de la page d'accueil, ces dernières peuvent être filtrées pour ne laisser apparaitre que les tâches en cours, vos tâches, et les tâches terminées.

Les tâches s'affichent automatiquement par ordre chronologique décroissant de leurs dates d'échéances. Quand vous terminez une tâche vous pouvez la cocher pour qu'elle n'apparaisse plus comme "en cours", l'auteur de la tâche en sera informé par notification mobile et votre tâche remontera barrée dans le fil d'actualité.

Un système de notification automatique avertit les destinataires d'une tâche au moment de leur attribution, à échéance de la date de rappel, ou de la date d'achèvement si la tâche n'est pas réalisée.

Cet outil permet de construire des formulaires partagés à partir de questions ouvertes ou fermées librement paramétrable. Chaque destinataire du formulaire peut renseigner un formulaire vierge ou compléter/modifier un formulaire déjà renseigné par un autre participant. Toutes les versions d'un formulaire sont historisées permettant ainsi de suivre l'évolution d'une situation dans le temps.

En vous rendant sur l'onglet Formulaire il vous est proposé de "Créer un formulaire". À cette étape vous arrivez sur une page de création de formulaire, où il faudra y remplir tout les champs utiles. Vous validerez en cliquant sur "Étape suivante". Une fenêtre s'ouvrira pour vous proposer de choisir les personnes qui ont accès à ce formulaire et leurs droits. Avant de publier votre formulaire il vous sera proposé de le tester

Après publication vous pourrez en vous rendant sur ce formulaire consulter les réponses, modifier les accès, dupliquer, supprimer.

À noter : En haut de votre écran vous avez un bouton vous permettant d'ajouter un modèle de formulaire en l'important.

Le sondage permet de poser plusieurs question ouvertes ou fermées auprès des membres de l’espace et/ou de personnes extérieures et de compiler leur réponse de manière structurée et exportable en format .csv (Excel).

Pour créer un sondage rendez vous sur l'onglet "Sondage" de l'espace souhaité et cliquez sur "Créer un sondage". Vous aurez alors la possibilité de définir le cadre de votre sondage en définissant son titre, le dossier où il apparaitra, écrire des instructions et le nombre de réponses autorisées par personne. Ensuite, cliquez sur "Étape suivante".

Vous pourrez à ce moment commencer la rédaction de vos questions, et pour chacunes choisir un type de réponse :

Texte : réponse libre
Oui/Non : seules réponses possibles
Liste un seul choix : réponse unique dans une liste de réponses définies
Liste plusieurs choix : réponse unique ou multiple dans une liste de réponses définies

N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer la question". Toutes les questions sont modifiables et peuvent être supprimées après publications grâce aux icones à droite ces dernières.

Après l'écriture de vos questions vous pouvez "Créer des branchements conditionnels" grâce au champs du même nom. Ici, il vous sera proposé de créer des scénarios de réponses possibles. En fonction des réponses de vos collaborateurs vous pourrez les rediriger vers la question suivante ou d'autres questions ou même de mettre fin au sondage.

A la fin de votre sondage vous pouvez le tester grâce au bouton "Tester votre sondage" ou encore choisir les destinataires de ce sondage grâce au bouton "Ajouter" de la rubrique "Destinataire"

Attention : Il faut toujours penser à cliquer sur le bouton "Publier le sondage", un sondage non publié est inaccessible aux destinataires.

Une fois publié, le sondage peut être partagé avec l'extérieur via un lien URL, permettant ainsi d'interroger des personnes n'ayant pas de compte sur la plateforme.

La publication permet de partager rapidement une information, un lien url, ou un message rapide avec tout ou partie des membres de l’espace.

Pour mettre une publication en ligne dans un espace il suffit de vous rendre sur l'onglet "Publication", vous y trouverez toutes les publications précédentes. Rendez vous le bouton "Ajouter une publication". Il vous est maintenant possible d'écrire votre message, partager une URL, ou encore grâce au bouton "Ajouter" accéder à des fonctionnalités comme le partage de document.

Après rédaction de votre publication cliquez sur le bouton "Publier" qui vous ouvrira une fenêtre pour choisir vos destinataires et définir leurs droits.

Il est possible de compléter vos publications avec des images ou des vidéos, c'est dernières seront en plus disponibles en prévisualisation grâce à la petite loupe qui s'affiche à gauche de ces documents dans le fil d'actualité pour les photos ou directement sur la publication pour les vidéos partagées grâce à un lien URL.

Pour plus d'informations concernant les droits des invités rendez vous à la section "Les droits d'accès dans un espace collaboratif".

Cet outil vous permet de commenter les informations publiées par vous ou par d’autres utilisateurs,dans votre fil d’actualité. Il permet de réagir à la publication d’une nouvelle information et de créer des conversations improvisées autour d’un document, d’un évènement, d’une tâche, d’une publication, d’un sondage ou d’un formulaire.

Pour commenter une information :

Dans votre fil d’actualité, vous avez sur chaque information (à l’exception des dialogues), un bouton « ajouter un commentaire ». Il suffira alors de cliquer sur ce bouton, et une zone de texte s'ouvrira, une fois votre commentaire rédigé cliquez sur "Envoyer" et votre commentaire s'affichera sous la publication.

Les deux icones à droite de votre commentaire vous servirons à le modifier ou le supprimer.

Les membres qui peuvent voir cette publication auront accès à cet espace de commentaire.