Le numérique bouscule les organisations. Celles qui se sont lancées dans une démarche de digitalisation de leur processus, ont amélioré leurs performances par le décloisonnement des services, la mise en réseau des collaborateurs et une meilleure connaissance de leurs clients. L'article sur la transformation digitale dans le quotidien Les Échos, illustre cet état de fait. Qu'en est-il des associations ? Ont-elles un intérêt à investir dans leur transformation digitale pour améliorer leur fonctionnement ?
Le secteur associatif est dans une position organisationnelle et managériale particulière. À la différence des entreprises, on y voit cohabiter des bénévoles, des salariés et des adhérents. L'équilibre entre les rôles de chacun est souvent difficile à trouver. Les dirigeants et leurs équipes font face à des responsabilités juridiques, financières et pénales de plus en plus lourdes alors même que les moyens humains dont ils disposent sont limités et fluctuants. En effet, les adhérents s'investissent généralement de manière ponctuelle, disposent de peu de temps et sont difficiles à mobiliser.
Pour fluidifier son fonctionnement,une association doit tisser un lien solide entre les équipes d'animation et les adhérents. Pour augmenter la valeur des services rendus à ses membres, elle doit stimuler l'intelligence collective autour de projets. Dans un contexte où le temps disponible est rare, il est illusoire de vouloir mobiliser les énergies avec les outils traditionnels (courrier, email, téléphone, fax, ...) En revanche, un espace numérique de travail dédié et sécurisé favorise la transformation d'un réseau d'adhérent en une vraie communauté qui communique et échange de façon simple et structurée.
Un espace numérique de travail doté d'outils collaboratifs est une solution qui progresse au sein des associations, petites et grandes. Il accompagne le Bureau et l'équipe d'animation dans leurs tâches quotidiennes : Gérer les événements, diffuser des informations, piloter les groupes de travail, obtenir des remontés du terrain, interroger ses adhérents, suivre les actualités... Des espaces thématiques sont créés afin de donner un rôle d'acteur aux adhérents et leur permettre de travailler en réseau en évitant les réunions interminables et les boucles mails qui ne sont plus lues. Le résultat est un travail plus collaboratif et renforcement du lien entre tous les collaborateurs autour des projets de l'organisation.
Des solutions collaboratives existent pour les entreprises et les administrations mais celles-ci ne répondent pas aux besoins des associations parce que trop coûteuses, complexes et difficiles à déployer. Il est préférable que les associations privilégient des solutions clés en main, simples, ergonomiques, présentant les fonctionnalités utiles, et dont le coût est maîtrisable. Deux autres points importants : la solution doit être accessible via une application mobile pour permettre à tous les adhérents de suivre les échanges depuis leurs smartphones ; le prix ne doit pas être indexé sur le nombre d'utilisateurs de manière à ne pas limiter le potentiel collaboratif de l'outil.
Plusieurs éditeurs Saas (Logiciel en tant que Service) proposent des services clés en main qui correspondent aux besoins et objectifs des associations. Ce modèle présente plusieurs avantages. La plateforme peut être utilisée partout et par tous les adhérents grâce à une connexion internet. Les mises à jour sont automatiques et transparentes pour les utilisateurs. Ces solutions présentent généralement des fonctionnalités essentielles à la gestion de projets, à la diffusion d'informations et à l'animation de groupe de travail. En bref l'essentiel pour amorcer dans de bonnes conditions la transformation numérique de l'association.