Depuis la loi de Réforme des Collectivités Territoriales n° 2010-1563 du 16 décembre 2010, et aux termes de l’article L 5211-39-1 du code général des collectivités territoriales entré en vigueur le 1er Mars 2014, les intercommunalités doivent établir un schéma de mutualisation dans l'année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux. Ce document trace un plan d’actions pour regrouper les moyens entre les services communautaires et ceux de ses communes membres, dans la perspective d’une plus grande efficience.
Ce Schéma de mutualisation est un sujet sensible politiquement puisqu’il nécessite un minimum de consensus entre les collectivités du territoire sur la meilleure organisation des services publics. Dans la pratique, il peut se révéler complexe à établir puisqu’il demande un travail préalable de collecte et de partage des informations aux seins des services des collectivités du territoire, alors même que celles-ci sont juridiquement autonome.
Comment élaborer un schéma de mutualisation et en faire un document structuré en matière d’organisation et de gestion pour les communes et leur intercommunalité ?
Le succès de l’élaboration et de mise en oeuvre d’un schéma de mutualisation repose essentiellement sur le partage et la collaboration entre les nombreuses parties prenantes. L’organisation et la circulation de l’information est un facteur clé de succès. La mise en place de pratiques de travail collaboratif est un moyen pour l’atteindre parce-qu’elles permettent de centraliser les informations sans dirigisme mais en impliquant les parties prenantes en leur signifiant clairement qu’elles peuvent influer sur la décision en construction.
Au delà des élus, il est aussi important d’impliquer les agents dans l’élaboration du schéma de mutualisation. Leur participation facilitera d’autant l’application de décisions qui peuvent profondement affecter leurs conditions de travail. C’est aussi la garantie d’une prise en compte des réalités du terrain dans la décision finale. Pour associer les agents à la construction du schéma de mutualisation, il est essentiel de trouver un moyen simple et pratique pour organiser les échanges, identifier les compétences communes et les ressources partageables.
Pour travailler sur un sujet commun rien ne vaut un espace de travail commun. C’est exactement l’objectif d’une plateforme collaborative. En organisant le travail par groupe sur une plateforme collaborative, les informations se retrouvent toutes directement en un seul endroit. Cela facilite considérablement le partage d’information, la gestion des groupes de travail, la modération des échanges, la prises en compte des avis de tous et la compilations des résultats des débats.
Sur un sujet impliquant des dizaines, voire des centaines de participant, la plateforme collaborative est un moyen de rendre l’adoption et la réalisation de ce schéma de mutualisation plus simple pour les intercommunalités et de le faire adopter par le plus grand nombre d’agent. Rien n’interdit par ailleurs, sur quelques questions d’associer la population par le biais de sondage, souvent disponible sur les plateforme collaborative.
La solution d’InterStis permet justement de communiquer à travers des espaces de travail partagés. Elle utilise plusieurs outils permettant de faciliter et d’accélérer le travail d’équipe. Cela permet un gain de temps aux chefs de projet dans la diffusion de l’information et facilite l’implication de toutes les parties prenantes.
À travers cette plateforme, chaque utilisateur accède aux informations qui relèvent de son champ de compétence. De cette manière, pas de fuite d’information ou d’intervention inappropriée.
Par ailleurs, les sujets et projets communs entre collectivités d’un territoires sont nombreux. Cette plateforme collaborative pourra les héberger, créant par là même, un rapprochement entre agents de services et de collectivités différentes. A plus long terme c’est une communauté professionnelle territoriale qui émergera sur cette plateforme collaborative. Finalement, à travers l’outil collaboratif, le schéma de mutualisation devient, dans sa phase d’élaboration, une occasion idéale pour mieux de travailler ensemble entre collectivité.