L’onboarding est une étape déterminante pour l’expérience collaborateur, la fidélisation, et la performance à moyen terme. Pourtant, malgré son importance, il n’est pas toujours simple de structurer un processus efficace, surtout lorsqu’il implique de nombreux services et interlocuteurs. Nous avons choisi d’en faire un chantier prioritaire. Voici comment.
Pourquoi l’onboarding est crucial
L’onboarding désigne l’ensemble des étapes qui permettent à un nouveau collaborateur de s’intégrer dans l’entreprise. Cela va de la présentation des équipes à la formation sur les outils, en passant par la découverte de la culture d’entreprise. C’est une période intense, souvent chargée en émotions et en attentes pour les nouveaux arrivants. Mal encadrée, elle peut générer du stress, des malentendus ou un sentiment de flottement. Bien accompagnée, elle permet au contraire de créer rapidement un sentiment d’appartenance, de clarté et d’alignement.
Chez Interstis, nous avons longtemps fonctionné sans procédure uniformisée. Chaque équipe faisait « comme elle le sentait », avec de bonnes intentions, mais sans cadre commun. Cette absence de formalisation a fini par poser plusieurs problèmes.
Une situation initiale à améliorer
Concrètement, voici comment se passait l’onboarding auparavant chez nous :
- Chaque nouveau collaborateur rencontrait les responsables de pôle, mais de manière plus ou moins formelle, selon les agendas et les habitudes de chacun.
- Une visio de présentation à l’ensemble de l’entreprise était organisée dans la première semaine.
- Un verre était partagé sur site avec l’équipe pour accueillir la nouvelle personne, généralement dans les premiers jours.
- Les formalités administratives étaient réglées rapidement, mais sans date fixe, ce qui pouvait engendrer des retards.
- Les règles de télétravail n’étaient pas harmonisées durant l’onboarding : certains services autorisaient le travail à distance dès les premiers jours, d’autres demandaient une présence totale.
Cela pouvait sembler fonctionner « à peu près », mais plusieurs limites sont vite apparues :
- Des expériences très inégales selon les services, générant parfois des frustrations.
- Un manque de capitalisation sur ce qui était bien fait (pas de partage des bonnes pratiques).
- Un flou organisationnel, générant du stress chez les nouveaux collaborateurs, déjà en phase d’adaptation.
- Des sollicitations non anticipées des managers et responsables, qui pouvaient difficilement intégrer ces rendez-vous dans leur planning.
- Un sentiment d’injustice, notamment sur la question du télétravail qui pouvait également freiner l’intégration lorsqu’il était mis en place trop rapidement.
C’est en constatant ces dysfonctionnements à répétition que nous avons décidé de structurer un vrai processus d’onboarding, pensé pour les collaborateurs, mais aussi pour les équipes.
Une démarche collaborative et structurée
Pour ne pas reproduire les erreurs du passé, nous avons opté pour une démarche progressive et participative. L’idée était simple : prendre le temps de comprendre les besoins, les irritants et les contraintes, afin de construire une solution adaptée à notre culture d’entreprise.
Voici les principales étapes de notre démarche :
- Collecte des retours d’expérience via les rapports d’étonnement rédigés par les nouveaux collaborateurs après leur premier mois chez Interstis. Ces documents, riches d’enseignements, nous ont permis d’identifier des axes d’amélioration concrets.
- Analyse partagée en CODIR : les retours étaient systématiquement synthétisés, puis présentés en comité de direction, permettait ainsi un travail collectif de brainstorming. L’objectif : co-construire les grandes lignes du nouveau parcours.
- Entretiens informels menés par la DRH ou les managers avec les collaborateurs récemment intégrés, pour affiner notre compréhension des attentes, des manques et des moments marquants.
- Échanges entre les managers et la DRH, pour prendre en compte les contraintes opérationnelles, les spécificités métiers, et les ressources disponibles.
- Rédaction d’un processus formalisé par la DRH, validé en CODIR, puis partagé avec l’ensemble des managers pour appropriation.
Ce travail, bien qu’important, a permis de créer un socle commun solide, au service d’un meilleur vécu pour les collaborateurs comme pour les équipes encadrantes.
Un onboarding repensé de A à Z
Aujourd’hui, l’onboarding chez Interstis repose sur une série d’étapes clairement identifiées et organisées, dès la promesse d’embauche :
Avant l’arrivée
- Dès la signature, un mail de bienvenue est envoyé avec un formulaire pour collecter toutes les informations administratives nécessaires, et renvoyant vers notre SIRH.
- Quelques jours avant l’arrivée, le manager appelle le futur collaborateur pour rappeler les informations pratiques, répondre aux éventuelles questions et entretenir le premier lien créé lors de la procédure d’embauche.
Le jour J
- Le collaborateur reçoit un planning détaillé de ses deux premières semaines, avec les temps forts identifiés à l’avance.
- Il découvre son welcome kit, avec des goodies, un mot de bienvenue et des documents utiles.
- Un rendez-vous avec la DRH est organisé pour finaliser les formalités et présenter les éléments clés du fonctionnement d’Interstis.
- Il rencontre son parrain ou sa marraine, un collaborateur volontaire chargé de faciliter son intégration informelle, répondre aux petites questions du quotidien et partager les codes implicites.
Durant les premières semaines
- Des points réguliers avec le manager sont planifiés pour faire le bilan des premiers jours, ajuster les objectifs et répondre aux interrogations.
- Des rencontres avec les responsables de chaque pôle sont organisées en amont pour garantir une bonne compréhension de l’organisation globale.
- Une rencontre avec le CEO est faite, pour présenter l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, et sa vision.
- Un rapport d’étonnement est demandé au bout d’un mois, selon une trame commune, pour évaluer l’intégration et faire émerger de nouvelles idées d’amélioration.
Les bénéfices constatés
Ce nouveau cadre a rapidement produit des effets positifs :
- Les collaborateurs se sentent plus accompagnés et rassurés dans leurs premiers jours.
- Les équipes encadrantes ont désormais un processus clair et reproductible, ce qui simplifie grandement l’organisation.
- Les différences de traitement d’un service à l’autre ont été réduites, créant un sentiment d’équité et de cohérence.
- L’intégration est plus rapide, plus fluide, et les premiers retours sont très encourageants : les rapports d’étonnement sont globalement très positifs, et les managers saluent la qualité des échanges générés.
Et maintenant ?
Notre objectif est de continuer à faire évoluer ce processus de manière agile. Nous suivons plusieurs indicateurs pour mesurer l’impact réel du nouvel onboarding : retours qualitatifs, rapports d’étonnement, et bien sûr le taux de turn-over en période d’essai.
Notre prochain chantier ? La structuration de la formation durant l’onboarding, afin de garantir une montée en compétences rapide et homogène, tout en respectant les spécificités de chaque poste.
Structurer un bon onboarding ne nécessite pas nécessairement des moyens démesurés, mais bien une volonté forte, une écoute active et une attention portée aux détails. Chez Interstis, cette démarche nous a permis de franchir un cap dans notre culture managériale et dans la qualité de l’expérience collaborateur. Et ce n’est qu’un début.