Réunionite : comment vous débarrasser de cette maladie tenace ?

Les réunions permettent de faire vivre le collectif à l'heure des projets transversaux. Mais le saviez-vous ? : « Seule une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision », de plus, « sur une semaine, les salariés français passeraient 4,5 heures en réunion ». Voilà ce qu'affirme un sondage réalisé et publié par OpinonWay* publié en juin 2017.

Les réunions sont de base très utiles, cependant lorsqu'elles sont trop longues et trop régulières cela entraine un chaos organisationnel.

La réunionite et ses conséquences

On définit la réunionite comme une "maladie" de la réunion. Elle touche ceux qui ont la fâcheuse tendance à faire constamment des réunions sur tout sujet.

Il existe différents types de réunions :

• la réunion d'information qui a pour objectif de transmettre uniquement des renseignements utiles. Très souvent aucun commentaire n'est autorisé.
• ou encore la réunion de résolution de problème : le coeur de cette réunion est basé sur la résolution d'un problème précis et ne concerne que les acteurs touchés par ce problème.

« Seulement la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives ».

Les réunions répétitives et non organisées ont tendances à faire perdre du temps aux salariés, par exemple, sur leurs dossiers en cours ou urgent. Conséquence, ils ne produisent rien et ceci occasionne des coûts importants pour l’entreprise.

Quelles solutions existent-ils pour combattre la réunionite ?

Avant toute chose, lorsque l'on souhaite faire une réunion, il faut se poser les bonnes questions, à savoir : pourquoi est-ce que l'on souhaite faire une réunion, quel est son but ? Quels sujets seront abordés ? Quelles réponses et objectifs doit-on atteindre à la suite de cette réunion ? Globalement, se fixer un ou des objectifs bien précis.

Voici quelques clés à retenir pour réussir ses prochaines réunions, après avoir fixé les objectifs :

• Il est important de faire respecter les horaires fixés et de ne pas dépasser le temps
• De parler uniquement de l'essentiel et ne pas s'égarer sur d'autre sujet non important
• Et enfin de faire un bilan afin de savoir si la réunion a été efficace et productive ou non.

Grâce aux nouvelles technologies, vous pouvez aussi complètement remplacer vos réunions en utilisant des outils collaboratifs, dotés de module permettant de moderniser les réunions.

Par exemple, avec l'outil sondage, déterminez (en quelques clics) avec vos collaborateurs l'heure, la date et le lieu auxquels vous souhaitez organiser une réunion. Autre outil, la visioconférence, très utile pour vos collaborateurs qui se déplacent quotidiennement, elle vous permet d'organiser vos réunions où que vous soyez et très facilement. Ce sont de nouvelles méthodes très économiques qui ne nécessitent plus de louer ou de réserver une salle.

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