La plateforme collaborative est une solution proposant un environnement de travail numérique. Elle offre de nombreuses possibilités :
- Gestion de projet
- Communication interne et externe
- Réduction des coûts
- Gain de temps
- Respect de l'environnement
Cependant, il vous est nécessaire de choisir en fonction des critères qui vont différencier les différentes solutions à savoir la sécurité de la solution, le prix et l'accompagnement proposé.
Une plateforme collaborative est un environnement de travail numérique. C'est un environnement qui rassemble l'ensemble des ressources nécessaires au travail des collaborateurs. La plateforme collaborative est rendue accessible pour les employés depuis n'importe quel appareil. Par exemple, elle est accessible pour les personnes en télétravail ou en déplacement. La plateforme collaborative par définition vous donne la possibilité de travailler depuis n'importe où comme si vous étiez au bureau.
Dans les faits, les collaborateurs ayant accès à cette fameuse plateforme collaborative peuvent accéder à leurs documents, les modifier, entrer en contact avec leurs collègues ou invités externes depuis un seul endroit. Ils peuvent se connecter depuis leur PC portable, confortablement installés sur leur terrasse, si tenté qu'ils en aient une !
La plateforme collaborative inclut en général de nombreux outils :
- Espaces de stockage sur le cloud
- Chat
- Visioconférence
- Gestion de projet
- Agenda collaboratif
- Gestion électronique des documents
- Outils de sondage
- Procédures et circuit de validation
Communication interne et externe
Votre plateforme collaborative facilite votre communication. Grâce aux solutions embarquées par l'environnement de travail numérique (visioconférence, chat en ligne…), vous pouvez contacter n'importe lequel de vos collaborateurs de manière simple et adaptée.
Gestion et suivi de projet
Une plateforme collaborative embarque souvent des outils de gestion de projet. En effet, l'un des buts premier de votre collaboration est de mener à bien des projets au sein de votre organisation.
Vous avez accès au même endroit à votre gestion de projet. D'un côté, la méthode Kanban ou "carte de signalisation" permet de catégoriser les tâches de manière visuelle par état d'avancement. D'un autre côté, le diagramme de Gantt permet d'avoir une vision des tâches de votre projet dans le temps.
Réduction des coûts
L'utilisation d'une plateforme collaborative sur le cloud vous évite les frais d'achat et de maintenance de serveur en interne. Il s'agit de recentrer votre activité sur votre cœur de métier et ainsi de gagner en productivité. L'achat de matériel informatique peut se révéler comme un gouffre financier, sans parler du coût de la maintenance. Avec une plateforme collaborative, vous ne payez pas l'achat des serveurs et la maintenance est gérée par l'éditeur de la solution !
La baisse des déplacements est aussi un facteur de baisse des coûts. En effet, vos collaborateurs peuvent utiliser la visioconférence au lieu de se déplacer, ce qui évite des frais pour votre organisation. En moyenne, un commercial ou personne devant se déplacer régulièrement coûte 622€ par an. Avec une plateforme collaborative qui embarque une solution de visioconférence, vous évitez ces coûts. Bien sûr, le déplacement physique devra parfois avoir lieu, mais vous pourrez optimiser au maximum le temps de vos collaborateurs.
Le cloud vous permet de réduire vos coûts ! En passant sur une plateforme collaborative hébergée dans des serveurs externes, vous évitez l'achat et les frais de maintenance. L'achat d'un serveur est, en effet, onéreux. Vous pouvez facilement débourser 2000€ par serveur. Aussi, les frais de maintenance peuvent s'élever à 100€ euros par an, sans compter le temps utilisé en interne dans la gestion hardware et software.
La Gestion Electronique des Documents (GED) vous accompagne dans l'adoption d'une politique zéro papier. Cette politique vise à gérer au mieux votre organisation dans le but de la réduction voir suppression de l'utilisation du papier. En effet, l'achat, le stockage, les imprimantes ou l'encre représentent un budget pharamineux pour les entreprises. On estime qu'un collaborateur utilise 400€ en moyenne par an dans ce domaine dans une organisation sans politique zéro papier.
Gain de temps
Votre plateforme collaborative vous permet de gagner du temps permet de booster la productivité de vos équipes. En effet, elle embarque l'utilisation de moyens de communications instantanés (chat, visioconférence,...). Un gain de temps bien sûr, mais aussi un gain de charge mentale pour vos collaborateurs. En effet, vos équipes peuvent utiliser le chat pour régler un problème mineur. Vous pouvez utiliser le partage d'écran de la visioconférence pour s'assurer de la compréhension de leurs interlocuteurs. Comment réduire la pollution de vos mails ?
Le partage d'information et leur accès sur le cloud vous permettent de gagner en productivité. Les documents sont accessibles depuis n'importe où et il est possible de travailler en même temps dessus sur le cloud. Vous ne savez pas si votre collègue est disponible mercredi après-midi ? Regardez dans l'agenda partagé. Aussi simple que ça !
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16 août 2022
Lecture en 3 min
