La plateforme de travail collaboratif se généralise dans les organisations. Influencées par la crise sanitaire et l'obligation de télétravail, les entreprises ont massivement eu recours aux solutions numériques de collaboration dès 2020. Cette accélération se poursuit depuis tant les moeurs sur le travail à distance ont changé. Visioconférence, messagerie instantanée, gestion de projet en ligne : de nombreux outils existent aujourd'hui pour travailler à distance. Malgré cela, la multiplication des solutions numériques peut rendre votre communication floue, non sécurisée et non centralisée.
Ces plateformes vous permettent de centraliser votre collaboration en ligne. Elles peuvent prendre différentes formes et répondre plus ou moins bien à vos besoins en sécurité, gestion de projet, maîtrise des coûts… C’est le moment d’y voir plus clair !
Le travail collaboratif est une approche où plusieurs collaborateurs travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Contrairement au travail individuel, où chaque personne est responsable de sa propre tâche, le travail collaboratif repose sur la coopération et la synergie entre les membres de l'équipe. Le travail collaboratif a grandement évolué ces dernières décennies : le travail s’organise différemment et les collaborateurs sont encouragés à prendre des initiatives et à prendre leur autonomie sur les projets collaboratifs.
Le travail collaboratif a pour objectif principal de ressortir le meilleur des équipes grâce au partage de leurs expériences passées, leurs domaines d’expertises, leurs connaissances et leurs manières de voir les choses.
Les caractéristiques clés du travail collaboratif sont :
Le travail collaboratif donne une place centrale à la communication, la coordination et l'implication des membres d'une équipe professionnelle. Pour ce faire, la collaboration prend appui sur des processus, une organisation et des outils… collaboratifs !
Une plateforme collaborative est un espace numérique accessible pour les collaborateurs d'une entreprise. Elle rassemble généralement les outils nécessaires à la bonne communication des équipes (visioconférence, chat), une gestion électronique des documents et des outils de gestion de projet.
Qu'est-ce qu'une Digital Workplace ? Le "lieu de travail numérique" (en français) est un environnement numérique qui rassemble l'ensemble des ressources nécessaire au travail des collaborateurs. La Digital Workplace est rendue accessible pour les employés depuis n'importe quel appareil. Par exemple, elle est accessible pour les personnes en télétravail ou en déplacement.
La Digital Workplace par définition vous donne la possibilité de travailler depuis n'importe où comme si vous étiez au bureau. Dans les faits, les collaborateurs ayant accès à cette fameuse Digital Workplace peuvent accéder à leurs documents, les modifier, entrer en contact avec leurs collègues ou invités externes depuis un seul endroit.
Les différents types de plateformes collaboratives
Des outils collaboratifs existent pour faciliter la communication à distance entre les collaborateurs. Ils fournissent, en général, un outil de visioconférence et un outil de chat/ messagerie instantanée. Leur objectif principal est d’offrir aux équipes des solutions complètes, fiables et sécurisées qui s’adaptent au besoin du moment : est-ce que cette problématique peut être gérée en différé via la messagerie ou est-il nécessaire de se retrouver lors d’une visioconférence ?
Parmi les meilleurs logiciels, on pense à des solutions comme Microsoft Teams ou Google Meet via la suite Google Workspace. Ces outils sont disponibles en versions gratuites et disponibles avec plus d’options en version payante.
En revanche, ce genre d’outil doit être complémenté par d’autres outils de travail collaboratif pour combler tous les besoins des membres d’une équipe.
Afin d’optimiser le travail collaboratif, notamment en entreprise, les équipes ont besoin de pouvoir accéder aux documents partagés afin de collaborer sur ces éléments de type texte, présentation et tableur plus connus sous les noms de Excel, Word et Powerpoint de la suite Microsoft Office 365. Cette fonctionnalité est importante dans le cadre du travail collaboratif car elle permet de coéditer des documents, de conserver les versions des documents au cas où une mauvaise manipulation ait eu lieu, de gagner du temps et de sécuriser le stockage dans le cloud. Les projets sont alors plus rapides à mener à bien et les tâches sont mieux réparties !
Dans ce type de solution collaborative, il est aussi important de s’assurer que vos données sont stockées dans un cloud de confiance : tous vos documents doivent être hébergés dans un lieu en ligne où les normes RGPD sont respectées et où le plus haut niveau d’exigence en termes de sécurité est respecté !
Cet outil collaboratif, utilisé seul, ne suffit pas non plus à combler tous les besoins de collaboration des membres d’une équipe.
Les plateformes de gestion de projet en ligne fournissent un logiciel de gestion de projet sur le cloud : cela peut être une vue Kanban, Gantt…
Les outils de gestion de projet sont indispensables pour planifier, suivre et organiser le travail au sein d'une équipe. Des plateformes comme Trello, Asana ou Microsoft Project permettent de structurer les tâches, définir des priorités, allouer les bonnes ressources ainsi que suivre l'avancement en temps réel. Ces outils facilitent la visibilité sur l'ensemble du projet et aident à maintenir le cap sur les objectifs fixés grâce à des vues différentes selon votre besoin (vue générale, Gantt, Kanban...).
Bien qu'efficaces pour la gestion des tâches et des délais, ils ne couvrent, en revanche, qu'une partie de la collaboration. Ainsi, pour une collaboration véritablement efficace et globale, ces outils doivent être complétés par d’autres outils ! Il s'agit ici de la fourniture d'un outil numérique, mais cela ne constitue pas un solution complète en terme de communication.
L'intranet est un espace numérique accessible pour vos collaborateurs. Il regroupe généralement les grandes actualités de votre entreprise. Vous avez généralement accès à l'agenda partagé de vos collègues, ou au moins aux grandes dates importantes à venir.
Les outils de type intranet jouent un rôle crucial dans la gestion de projet en facilitant la communication interne, le partage d'informations et la collaboration au sein d'une organisation. Un intranet centralise les ressources, comme les documents, les actualités de l'entreprise et les outils de travail. Cette centralisation permet à l'équipe de travailler de manière plus cohérente et efficace grâce à la diffusion d’informations importantes notamment à propos des projets.
Cependant, les outils intranet ont leurs limites. Bien qu'ils facilitent la communication et l'accès aux informations, ils ne répondent pas toujours aux besoins spécifiques de collaboration globale entre les membres d’une équipe. De plus, l'utilisation d'un intranet peut parfois cloisonner la communication, limitant les interactions spontanées et transversales entre les membres de l'équipe. Il ne s'agit pas d'un environnement de travail collaboratif au sens où l'intranet n'embarque pas d'outils de collaboration.
La suite collaborative tout-en-un représente un environnement de travail complet pour vos collaborateurs. En effet, elle regroupe les outils de communication internes et externes à votre organisation (visioconférence, chat notamment). Elle comprend également des solutions de gestion de projet (Kanban, Gantt), ainsi qu'une GED (Gestion Electronique des Documents). L'intérêt de la plateforme tout-en-un est qu'un collaborateur peut y retrouver tous les outils nécessaires pour réaliser ses tâches quotidiennes.
Attention cependant à votre choix de plateforme de travail collaboratif : elles ne répondent pas toutes aux mêmes standards de sécurité. En effet, la question de la souveraineté numérique devient de plus en plus importante et n'est pas couverte pas tous les éditeurs de logiciels.
Interstis fait partie de cette catégorie : cette plateforme collaborative embarque les outils de communication, de gestion de projet, et bien plus encore ! Retrouvez l'ensemble de nos fonctionnalités.
La tendance de fond a été accélérée par la crise sanitaire : le numérique est plus que jamais sur le devant de la scène. Le besoin de collaborer à distance est aujourd'hui indispensable pour les organisations : les collaborateurs souhaitent pouvoir organiser en un clic une visioconférence, avoir accès à votre agenda, suivre en déplacement les avancées des projets…
Au-delà d'une large adoption du numérique, c'est une évolution des modes de travail et usages qui est en train de s'opérer. Les processus de travail se voient modifiés par la généralisation du rythme de télétravail hybride par exemple. Les équipes opérationnelles cherchent en même temps à gagner en efficacité grâce aux outils collaboratifs.
Dans un souci de centralisation et de sécurité, les DSI souhaitent de plus en plus adopter des plateformes de travail collaboratif qui permettent de réunir dans un seul endroit les outils nécessaires à la collaboration.
Comme expliqué plus haut, la souveraineté numérique va devenir indispensable dans les prochaines années. Les pratiques "zéro trust" vont régir la gestion des accès et de la sécurité pour les plateformes collaboratives.
La « démarche qui consiste à concevoir des services numériques plus sobres et à modérer ses usages numériques quotidiens » (GreenIt) tend de plus en plus à s'imposer. Les décideurs vont se tourner vers des choix responsables respectueux du cycle de vie du service numérique et du bien-être des collaborateurs. En effet, la pratique de la sobriété numérique devient urgente.
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