Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en place le télétravail post COVID ?

Le virus du COVID 19 a profondément modifié nos vies, et notamment notre façon de travailler. Le télétravail est pour beaucoup devenu la norme. Mais avec la vaccination, nous sommes rentrés dans une nouvelle phase de la crise sanitaire. Prochainement, le retour en entreprise posera la question du maintien ou non des modes de faire actuels. Ne soyez pas pris de court et anticipez dès maintenant la nouvelle organisation à mettre en place avec vos salariés.

Faire le bilan

Réticent ou non au télétravail, 2020 vous a fait sauter dans le grand bain. Quel que soit le résultat de cette première expérience, elle sera un bon point de départ pour réfléchir à la mise en place durable du télétravail.

Pour se faire, nous vous avions proposé cet automne un article pour évaluer vos pratiques du télétravail. Vous pouvez le consulter « ici ».

Cette étape est absolument indispensable : il vous faut poser par écrit le bilan de cette dernière année et réinterroger les décisions prises. Soyez en capacité d’entendre ce que vos collaborateurs ont à dire, et portez un regard critique sur les mesures mises en place. Les points hebdo ont pu être un succès les 6 premiers mois, mais virer au monologue depuis quelques semaines. Ne percevez pas ces constats comme des échecs mais comme un retour d’expérience constructif vous permettant de bâtir votre projet d’entreprise pour le télétravail.

Prendre le temps de construire un projet

La pire des erreurs serait de vous précipiter. Le contexte sanitaire nous a tous propulsé dans le monde du télétravail mais le retour à la normale impose un temps de réflexion.

Tout d’abord, car la pratique du télétravail est encadrée. Il y a fort à parier que prochainement, le cadre réglementaire va évoluer pour entériner quelques évolutions. Cependant, l’employeur ne peut s’exonérer de certaines contraintes.

En premier lieu, un employeur ne peut imposer le télétravail à son salarié. Il ne peut être mis en place que sur la base du volontariat.

Par ailleurs, en télétravaillant, le salarié dispose des mêmes droits et devoirs qu’en présentiel, notamment la santé au travail, les règles de sécurité, etc. La crise sanitaire s’est accompagnée d’un certain laisser-aller généré par l’urgence. Mais à l’avenir les règles risquent de se durcir. Il est donc indispensable de penser la logistique, l’encadrement et l’organisation. Nous allons revenir sur chacun de ses points.

Une organisation optimale et axée qualité de vie au travail

La précipitation et l’urgence de la crise ont donnée naissance à des solutions bancales. Chacun a fait de son mieux, mais pour pérenniser le télétravail sur le long terme, il est nécessaire de s’organiser.

Cette organisation est avant tout logistique. Fini les réunions sur le coin de la table à manger, les heures passées sur un tabouret et la connexion wifi défaillante. L’employeur se doit d’assurer des conditions de travail optimal. Un investissement sera surement nécessaire et peut être même des visites sur site (pour le contrôle des branchements électriques par exemple).

Ensuite, il faudra assurer un encadrement de qualité pour tous vos télétravailleurs. Cela passe bien sûr par le biais de vos managers. Afin de les accompagner au mieux, réalisez un document synthétisant les bonnes pratiques et les valeurs auxquelles sont attachées l’entreprise. Vous pourrez notamment rappeler les notions de confiance, de management par objectifs, et des exemples concrets auxquels ils pourraient être confrontés.

Enfin, il faudra rentrer dans le vif du sujet et fixer le planning de présence, les objectifs sur lesquels seront évalués les salariés en télétravail, etc. L’idée est de définir un cadre précis tout en laissant une grande place à la souplesse et à la confiance.

Pensez aussi au flex office ! Le principe ? Aucun bureau n’est attitré, les salariés s’installent en fonction des usages et de leurs besoins. En plus de s’inscrire dans cette démarche de flexibilité, cette organisation permet de réduire les coûts, en louant par exemple de plus petits bureaux.

Rationaliser les outils à distance

Dans l’urgence, nous avons bien souvent intégré les outils de la sphère privée à notre organisation professionnelle. Une erreur ? En tout cas, il est indispensable d’avoir conscience des risques et de s’en prémunir.

En effet, il est crucial de s’assurer de la sécurité de vos outils de télétravail. La protection des données utilisées par le télétravailleur engage la responsabilité de l’employeur. En cas de problème, les salariés ou les clients peuvent légitimement se retourner vers l’entreprise.

Durant le confinement, de nombreux scandales ont montré que ces risques n’étaient pas théoriques. Zoom, Whatsapp, Teams, OVH… autant d’outils qui ont prouvé leur utilité mais aussi leur défaillance. La question de la souveraineté des données a également été  soulevée à de nombreuses reprises.

Par ailleurs, la démultiplication des outils de télétravail provoque souvent l’éparpillement des informations et un manque de lisibilité. Leur harmonisation semble indispensable pour partir sur de bonnes bases  et contré la charge mentale numérique.

Comment faire pour répondre à ces différentes contraintes ? Après avoir réalisé l’état des lieux de vos outils, n’hésitez pas à les rechallenger. Pour cela, cherchez du côté des solutions françaises. Cela vous assurera un engagement réglementaire (RGPD notamment) et la souveraineté de vos données. Par ailleurs, le lien avec le service client sera plus fluide.

Optez également pour une plateforme tout-en-un : cela vous fera gagner du temps au moment de l’appropriation par les équipes et limitera les notifications intempestives. Ainsi, vous préserverez la qualité de vie au travail de vos salariés.

Découvrez l’alternative française à Zoom, Teams et Whatsapp.

Enclencher sa transition numérique

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour la mise en place durable du télétravail dans votre entreprise. Et si vous visiez plus loin ? Vos équipes ont (re)découvert le numérique, pourquoi ne pas sauter le pas en entamant une véritable transition.

Vous pouvez par exemple envisager de dématérialiser les procédures de validation en mettant en place le workflow. Assurez-vous pour cela que votre outil de télétravail dispose de cette option. Même si vous souhaitez l’utiliser plus tard, il vaut mieux qu’il soit d’ores et déjà intégré à votre solution plutôt que de choisir un nouvel outil dans quelques mois.

Vous devez donc faire le tour des procédures métiers qui pourraient être dématérialisées et voir dans quelle mesure il est pertinent (ou non) de les intégrer dans votre projet d’entreprise. Ensuite, cherchez une solution qui propose tout cela, ou tournez-vous vers une plateforme qui travaille sur des solutions sur-mesure.