L'outil de sondage vous permet d'acquérir plus d’informations sur des sujets essentiels dans votre organisation et d'orienter vos prises de décision. Intégré à votre espace collaboratif d'entreprise, l'outil de sondage a en effet de nombreux avantages :
Selon le Larousse, un sondage se défini comme une "enquête statistique dont le but est de connaître, à un moment donné, la manière dont se répartissent les opinions individuelles à propos d'une question donnée."
Le sondage permet en effet à récolter et analyser les opinions de vos collaborateurs. Vous pouvez en effet prendre une "photo" des opinions, comportements de vos collègues de travail. Quand aura lieu la réunion trimestrielle ? Quelle orientation stratégique l'organisation doit-elle prendre ? De quelle couleur seront peints les murs du bureau ? Il s'agit ici de récolter rapidement l'opinion des personnes concernées et de pouvoir prendre une décision en conséquence.
L'outil qui vous permet de mettre en place les sondages au sein de votre organisation peut prendre plusieurs formes :
Principe : après avoir préparé votre/vos question(s), vous distribuez aux répondants des feuilles de papier à remplir. Vous collectez par la suite les réponse et analysez les résultats.
Avantages : vous gardez une trace physique des réponses.
Inconvénients : les répondants doivent pouvoir recevoir rapidement le questionnaire, et vous perdez du temps à analyser les données.
Principe : vous réunissez vos collaborateurs dans un espace physique ou en visioconférence, posez vos questions et collectez vos résultats.
Avantages : le sondage se déroule en direct, ce qui vous donne l'immédiateté des réponses. Il est aussi possible de recueillir des idées nouvelles si un temps est prévu pour.
Inconvénients : il est difficile d'organiser un tel type d'événement fonction croissante du nombre de participants (disponibilité, mesure des avis). Il ne vous est pas possible de sonder des avis complexes s'il y a un grand nombre de participants.
Principe : vous utilisez une solution de sondage en ligne et vous demandez à vos collaborateurs de répondre via un URL. Vous analysez ensuite les résultats.
Avantages : des solutions en ligne sont très intuitives et vous permettent d'analyser vos résultats relativement rapidement.
Inconvénients : attention à votre sécurité ! La solution est-elle sécurisée ? Vous pouvez aussi perdre du temps à collecter les adresses mails des répondants et à les contacter.
Principe : Le formulaire en ligne est intégré à votre plateforme de travail collaboratif. Il est en lien avec l'annuaire de votre organisation, votre système de notification et vos agendas.
Avantages : il s'agit de la solution la plus efficace au niveau de l'organisation, de la transmission et de l'analyse des sondages.
Inconvénients : comme pour chaque outil en ligne, la sécurité est de mise !
L’analyse des résultats peut prendre beaucoup de temps en fonction du logiciel que vous utilisez pour vos sondages, ce qui peut être très frustrant pour votre rapidité de prise de décision. Vous pouvez finalement attendre plusieurs jours même plusieurs mois avant d’avoir les résultats des sondages.
Cependant, grâce au bon outil, votre organisation pourra recueillir un nombre de résultats assez conséquent en quelques secondes. Le temps passé pour collecter et analyser les résultats est réduit au maximum, ce qui vous libère, vous et vos équipes. Vous pouvez finalement vous concentrer sur la réalisation d’autres tâches importantes et ainsi augmenter votre productivité.
Quand le sondage est bien intégré à votre plateforme, il est plus facile pour vous d'y accéder pour analyser les résultats et ainsi prendre des décisions.
Le lien avec l'annuaire de votre organisation vous offre la possibilité de partager le sondage avec vos collaborateurs. Ils reçoivent selon votre paramétrage un mail et une notification sur la plateforme collaborative qui les renvois vers le sondage. L'outil d'analyse intégré vous présente des premières grilles de lecture : vous pouvez maintenant prendre votre décision !
Le facteur de sécurité est essentiel lorsque vous mettez en place des sondages. L'intégration de votre outil de sondage dans votre plateforme vous assure une cohérence de votre sécurité. Encore faut-il que votre plateforme collaborative soit elle-même sécurisée.