Tout sur l'outil workflow

De nos jours le workflow est au cœur de la gestion des entreprises et représente une révolution de l’organisation face à des difficultés de délais, de partage des tâches et d’échange d’informations.

Dans cet article Interstis vous propose de revenir sur ce terme difficile à appréhender.

Qu’est-ce que c’est ?

Le workflow ou littéralement « flux de travail » est la modélisation des processus et des opérations à accomplir, il s’agit d’un terme apparu avec la généralisation des outils informatiques dans les années 2000. Il consiste en la coordination de l’ensemble des actions et des acteurs réunis autour d’un processus de travail.

L’intérêt du workflow est la dématérialisation de ce flux de travail, l’automatisation des tâches et l’optimisation des processus (suivi de projet, procédure …)

On distingue plusieurs workflows :

• De production : les relations entre les acteurs sont figées, les actions ne changent que très rarement. Ce type de workflow convient à des organismes qui cherchent un suivi important
• Administratif : particulièrement efficace dans le milieu des ressources humaines car la charge de travail est proportionnelle au nombre de demande venant des autres services. Le workflow va alors automatiser les processus et permettre d’économiser du temps.
• Adhoc : celui-ci s’adapte à des évènements ou des décisions, il a l’avantage de permettre la prise en compte de différents imprévus car le cheminement de l’information peut être modifié.
• Collaboratif :  Ce dernier workflow est conçu pour le travail en équipe et le travail collaboratif. Dans ce cas, le but est que chaque équipe au sein d’une entreprise puisse collaborer de façon plus efficace vers un objectif commun. Pour en savoir plus sur le travail collaboratif, consultez notre article dédié.

Procédure et circuit

Pour la création d’un workflow il vous faut :

• Un demandeur
• Des outils ou logiciels sur lesquels automatiser les procédures
• Des acteurs qui vont, à tour de rôle, être chargés de faire avancer le cheminement du projet global
• Des deadlines
• Des responsables pour superviser l’ensemble de la procédure

Pour assurer un flux de travail optimal il faut faire en sorte que chaque étape de la procédure soit respectée :

• Tout d’abord la prise en compte de la demande
• La mise en place un processus d’automatisation : grâce à des outils et des logiciels qui sauront être plus efficaces pour le traitement des données, l’envoi de mail, etc.
• Le suivi des indicateurs de performance
• Lorsqu’une tâche est terminée, la personne suivante dans le flux doit être avertie que c’est elle qui est désormais responsable

À noter que le workflow est compatible avec la méthode de travail Agile, méthode qui consiste en la création d’objectif à court terme que des équipes dédiées vont devoir réaliser dans des sprints, si vous souhaitez plus d’informations sur la méthode agile, ses avantages, ses limites, allez consulter notre article dédié accessible en cliquant ici.

Dans un cadre de travail, le workflow va améliorer le suivi et optimiser les démarches, par exemple, d’une demande de congés la demande va passer pas des étapes et passer du commanditaire (le salarié) au décideur (l’employé).

Avantages

L’un des principaux avantages du workflow est qu’il permet de gagner du temps. Les tâches répétitives sont automatisées, le salarié peut se pencher sur d’autres tâches et être plus productif, ce qui va évidemment induire une augmentation de sa satisfaction et de sa valorisation. Un autre avantage est le gain économique, car économie de temps dans le processus global. Le workflow vous permet d’être efficace dans le contrôle de vos tâches et de manière précise.

En matière de fiabilité le workflow assure des informations fiables et sécurisées tout en permettant une transparence dans l’utilisation des ressources.

Dans quelle situation puis je utiliser un workflow ?

Les situations où l’utilisation d’un workflow est adaptée sont nombreuses et variées. Il est possible que vous réalisiez déjà un workflow pour vos tâches quotidiennes dans le but d’optimiser votre temps personnel.

Dans le cadre professionnel, le workflow est devenu plus accessible en raison de la démocratisation du cloud qui permet même à des non-initiés d’utiliser ce système.

C’est dans cette optique d’accessibilité, d’optimisation, de sécurité, de transparence et d’efficacité qu’Interstis a réalisé son propre outil workflow.

Le workflow Interstis

Interstis est une plateforme collaborative qui propose un outil workflow. Cet outil enregistre les actions faites par les différents responsables ainsi que toutes les versions des documents, en cas de modifications. Tout cela dans le but de proposer une sécurité et une intégrité des données.

L’outil propose aux collaborateurs de visualiser les informations et l’avancé d’un projet de manière simple et intuitive. Une option de dialogue est également présente pour toute communication informelle.

Interstis vous propose de consulter, modifier et exporter les documents et les données recueillis dans un processus.

L’outil workflow est paramétrable par les animateurs de l’espace. Les animateurs peuvent veiller à la supervision des processus par le biais d’un droit exclusif de visibilité et d’intervention sur l’ensemble des espaces dont ils ont la charge.

Sur la plateforme, le suivi peut être fait par le dépositaire de la demande. Vous pouvez ainsi, en tant que demandeur, suivre en temps réel l’avancée du processus de votre demande.

L’avantage d’Interstis c’est qu’il n’y a pas de limite quant au nombre d’étapes nécessaires. En effet, votre workflow n’aura aucun mal à s’adapter à votre demande, que ce soit pour du matériel, des congés, une assemblée générale ou un processus comptable.

Des précisions sur l’outil workflow proposé par Interstis et ses fonctionnalités sont disponibles ici.

Si vous êtes intéressé par l’outil workflow d’Interstis, n’hésitez pas à demander une démo !