Bénéficier d’outils adaptés et performants devient indispensable pour assurer la meilleure communication interne et externe. Faisant partie de ces solutions, la visioconférence vous permet de transmettre des informations (voix, image, partage d'écran...) depuis votre ordinateur et à distance de vos interlocuteurs. Instaurer cet outil dans votre organisation peut vous permettre de gagner en productivité et d’acquérir une meilleure communication au sein de votre équipe, vos fournisseurs et vos clients. Il est cependant nécessaire de rappeler que la visioconférence n'est pas la solution miracle : d'autres outils de communication (numériques ou non) peuvent s'avérer être plus adaptés en fonction des objectifs de votre communication !
Les avantages
- Eviter les coûts de déplacement
La visioconférence offre comme premier avantage la possibilité de ne pas se déplacer ! Grâce à cela, vous n'avez plus besoin d'acheter vos tickets de train ou d'avion, de faire le trajet de plusieurs heures et devoir louer une chambre d'hôtel. Il suffit d'un ordinateur et d'une connexion internet. Cela représente ainsi pour vous une économie d'argent et de temps considérable.
- Assurer la qualité de la transmission de l'information
Les caractéristiques de la visioconférence la placent comme le format de la réunion virtuelle. En effet, lorsque les participants sont distants, c'est à la visioconférence que l'on pense. Et pour cause : elle permet de réunir facilement plusieurs collaborateurs et leur offre la possibilité de transmettre leur voix, leur image, le contenu de leur écran. Tout se passe (presque) comme dans une véritable réunion : les fonctionnalités de la réunion assurent la qualité des interactions.
La visioconférence facilite un contexte de travail collaboratif et à distance. Cet outil représente en effet une aide primordiale pour échanger des informations avec vos collaborateurs distants. La visioconférence participe à baisser le temps de déplacement de vos interlocuteurs et à leur faire gagner un temps précieux.
- Maintenir une communication de qualité avec vos collaborateurs
Quoi de mieux que d’avoir une bonne communication interne entre tous les membres de votre équipe ? L’outil de visioconférence permet de se réunir virtuellement. Vous pouvez ainsi animer des réunions lorsque votre collègue est en déplacement ou en télétravail. La visioconférence regroupe les équipes, et donne l'occasion de se voir grâce à la caméra : le langage non-verbal facilite la communication dans sa globalité.
Au niveau de vos clients, fournisseurs ou partenaires externes, ces derniers sont souvent à distance dans une autre ville ou un autre pays. La visioconférence vous aide ici aussi à être plus proches virtuellement et à avoir une meilleure communication.
- Un coup de pouce pour la planète
La visioconférence vous évite des déplacements pour vous réunir. Vous évitez ainsi les rejets de CO2 créés par votre véhicule, train, avion… : vous respectez ainsi l'environnement !
Les limites de la visioconférence
- L'oubli des autres outils de communication
Attention à ne pas surutiliser la visioconférence ! Pour communiquer à distance, les solutions sont nombreuses et comportent chacune leurs forces et leurs faiblesses. Un petit message via la messagerie instantanée de votre organisation peut souvent faire largement l'affaire ! Le mail se révèle aussi intéressant pour ne pas prendre de court votre interlocuteur, lui laisser du temps de réflexion, garder une trace écrite…
- Le manque de contact humain
Même s'il peut être appréciable de communiquer à distance et que la caméra permet de se retrouver, la visioconférence n'est pas une réunion en physique. En effet, cette solution ne peut pas complètement pallier au besoin de contact de vos collaborateurs : la surutiliser peut favoriser l'isolement, le manque de sens... Le langage non-verbal n'est lui non plus pas bien représenté.
La visioconférence est soumise à de nombreux risques de confidentialité. En effet, dépendant de la solution que vous utilisez vous aurez plus ou moins de risques que vos informations soient compromises. Renseignez-vous bien sur les problématiques de la souveraineté numérique par exemple.
Adoptez une vision globale et collaborative
Plus qu'une solution pour transmettre une information, la visioconférence doit être approchée sous un angle global. Nous vous conseillons de l'utiliser au sein d'une solution tout-en-un, sécurisée et accompagnante.
En effet, la force des visioconférences se révèle avec sa synchronisation avec votre agenda partagé et annuaire. Avec Interstis par exemple, profitez de ce lien entre les outils de travail, et de la variété des solutions de communication. La messagerie instantanée pourra parfois se révéler moins chronophage qu'une visioconférence !
Enfin, construisez votre projet avec un outil sécurisé, souverain et accompagnant pour développer votre efficacité sur le long terme.
19 mai 2022
Lecture en 3 min
