Prioriser vos tâches efficacement avec la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est un outil de gestion des tâches. Que ce soit pour la conduite de projet en équipe ou pour votre travail personnel, elle peut vous amener de la clarté dans votre quotidien. En effet, cette matrice présente de nombreux avantages :

• Classification de vos tâches
• Visualisation de votre to-do
• Priorisation des actions à mener
• Simplicité de compréhension

Cependant, cet outil connaît aujourd'hui certaines limites :

• La classification des tâches est subjective : il est nécessaire de prendre du recul !
• Les tâches à déléguer en urgence ne peuvent pas toujours trouver une place dans la to-do de vos collaborateurs : les fonctionnalités collaboratives en ligne permettent de pallier à ce problème !

Le principe de la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est un outil servant à cartographier vos tâches

Afin de vous aider à prendre des décisions au quotidien, cette méthode vous demande de classifier vos tâches selon leurs degrés d'importance et d'urgence. Ainsi, il vous suffit pour chaque tâche de vous poser ces 2 questions :

• Cette tâche est-elle urgente ? 

Une tâche urgente est une action à mener dans l'immédiat ou presque. Il s'agit par exemple d'un événement imprévu qui nécessite une action rapide. Le caractère urgent de la tâche peut vous pousser à la faire passer en première dans votre to-do : nous allons voir que cela ne doit pas être toujours le cas !

• Cette tâche est-elle importante ?

Une action importante à une forte influence sur votre organisation. Il est nécessaire de garder de la visibilité dessus : il doivent passer en premier ou être planifiées en fonction de leur degré d'urgence.

Grâce à ces 2 questions, vous serez capable de placer vos actions sur la matrice d'Eisenhower !

4 cas de figure amènent à 4 types de décision à prendre

• Faire : la tâche est urgente et importante.

Vous l'aurez compris : cette catégorie va réunir les tâches à faire en premier ! Il s'agit des tâches qui demandent une attention directe et complète. Cela peut être par exemple des crises, conflits au sein de votre organisation. Les tâches de la catégorie "Faire" influencent directement vos objectifs !

• Planifier : la tâche n'est pas urgente mais est importante.

Nous sommes ici moins dans l'urgence ! L'importance des actions reste cependant primordiale : il s'agit souvent d'événements à venir, de formations… Il est nécessaire de garder une visibilité parfaite sur ces tâches : planifiez-les !

• Déléguer : la tâche est urgente et n'est pas importante.

Ici, les actions sont "parasites" : elles semblent être urgentes car elles demandent souvent une réponse immédiate. Il s'agit par exemple d'appels téléphoniques, de messages, de tâches qui n'ont pas d'importance pour vous et votre travail. Vous pouvez les déléguer à un collaborateur.

• Eliminer : la tâche n'est pas urgente et n'est pas importante.

Il s'agit ici de toutes les tâches que vous devez éliminer pour gagner en efficacité.

Des conseils à propos de l'utilisation de l'outil

La théorie, c'est bien ! La pratique, c'est mieux ! Maintenant que vous connaissez le principe de cette matrice, il faut suffit de faire la liste de vos tâches, définir leurs degrés d'urgence et d'importance, et finalement les placer sur la matrice d'Eisenhower. Nous avons quelques conseils pratiques pour vous aider à vous y retrouver !

• Rome ne s'est pas construite en un jour !

Allez-y pas à pas : mettre en place cette méthode peut demander du temps et de la rigueur : le listage des tâches, se demander pour chacune si elle est importante et/ou urgente…

• Les couleurs sont vos amies

N'hésitez pas dans le cadrage de vos tâches à utiliser des couleurs. Elles vont vous permettre de directement savoir quelles sont les tâches à traiter en premier !

Avantages et limites de la matrice Eisenhower

Si la matrice Eisenhower présente des avantages, elle peut connaître certaines limites.

La matrice Eisenhower est puissante pour classifier vos tâches. Ainsi, vous gagnez en visibilité par rapport à vos actions et vous pouvez prendre les décisions les plus efficientes possibles. Elle vous fait gagner un temps précieux d'hésitations et vous évite les mauvaises habitudes : vous vous concentrez sur ce qui est important et urgent en premier !

C'est aussi une matrice simple à comprendre et à communiquer avec vos collaborateurs. Seules 2 variables sont à prendre en compte : le degré d'urgence et celui d'importance. De plus, la matrice peut se partager très facilement avec les collaborateurs. Vous pouvez ainsi facilement enseigner cette méthode à vos collaborateurs.

Cependant, la classification des tâches est subjective : il est nécessaire de prendre du recul ! En effet, vous serez le seul juge de l'importance d'une tâche, et de son urgence. Si certaines tâches sont facilement identifiables, certaines peuvent être difficiles à catégoriser. Soyez alors critique avec votre jugement !

Aussi, les tâches à déléguer en urgence ne peuvent pas toujours trouver une place dans la to-do de vos collaborateurs : les fonctionnalités collaboratives en ligne permettent de pallier à ce problème. Des outils permettent aujourd'hui de gérer vos tâches de manière collaborative et en temps réel : Interstis vous propose par exemple une vue Kanban et Gantt par espace.