Il est parfois difficile de trouver la solution collaborative qui correspond le plus à vos besoins. Ce guide complet a pour intérêt de vous aider, pas à pas, à formuler votre besoin, comparer les solutions collaboratives existantes et à choisir la meilleure plateforme collaborative.
Comprendre les solutions collaboratives et leurs enjeux
Qu'est-ce qu'un outil collaboratif ?
Un outil ou logiciel collaboratif en ligne a pour objectif de réunir les collaborateurs autour d’un seul et même outil afin qu’ils puissent : partager leurs fichiers de travail, collaborer avec des partenaires, des prestataires et des clients, discuter en instantanée, organiser des réunions, gérer des projets ... C’est donc un outil collaboratif vaste qui permet de réunir les collaborateurs sur un même outil, même lorsqu’ils sont à distance !
Ces outils ou logiciels sont nombreux sur le marché (Microsoft, Google Workplace ou Workspace, ...) mais certains présentent des avantages de sécurité : certains outils de travail permettent non seulement la communication mais aussi la sécurité des données dans le cloud. La souveraineté numérique est aussi un aspect à prendre en compte.
Pourquoi opter pour des solutions collaboratives en entreprise ?
Les solutions collaboratives sont un atout incontournable pour les entreprises : gestion de projet, communication, espace de travail dédié, cloud sécurisé, donnés en sécurité ... Ces outils permettent aux entreprises de booster le travail en équipe de leurs collaborateurs, augmenter la productivité de l’entreprise, trouver des solutions pour la collaboration et sécuriser les données dans un cloud à un niveau d’exigence élevé.
Quels enjeux dans un contexte de travail hybride ?
Le travail hybride représente l’alliance entre le télétravail et le travail au bureau. Certains optent pour 1 ou 2 jours à distance tandis que d’autres feront l’inverse : c’est souvent d’un commun accord entre le salarié et l’employeur que le bon rythme se trouve !
Le travail hybride peut être amplement facilité grâce à une solution collaborative. En effet, elle permet de stocker dans le cloud vos données et vos documents en toute sécurité. Elle devient donc un allié de taille dans la collaboration, la communication et le travail à distance. Les documents ne sont plus stockés tantôt sur le disque dur de l’ordinateur, tantôt sur le réseau de l’entreprise : toutes les données sont stockées et centralisées au même endroit, sur l’outil collaboratif choisi par l’entreprise ou l’organisation.
Les défis à relever pour booster la productivité en entreprise
Il existe de nombreux défis dans les entreprises pour booster la productivité des employés. La solution collaborative va vous aider sur plusieurs points.
Fluidifier la communication
L'un des principaux défis pour améliorer la productivité est d'assurer une communication fluide entre le collaborateurs et les membres d’un même projet. Il est crucial de choisir une solution de collaboration qui centralise les échanges et facilite le partage instantané d'informations.
Assurer la gestion du temps et des priorités
La productivité est souvent compromise par une mauvaise gestion du temps et des priorités. Les utilisateurs et collaborateurs peuvent se retrouver submergés par des tâches ou des réunions inefficaces, au détriment des projets prioritaires : l’outil collaboratif doit alors répondre à ce nouveau défi en proposant des outils de gestion de projet, de planification et de suivi des tâches pour aider à hiérarchiser le travail efficacement.
Entamer la transition numérique
Un autre défi est l'adoption et l'intégration des outils numériques par les collaborateurs dans leur quotidien. Les solutions collaboratives doivent être intuitives et les formations doivent être dispensées pour maximiser leur utilisation ainsi que l’adoption de l’outil. La résistance au changement peut venir altérer l’efficacité de ces outils, impactant ainsi la productivité globale.
Sécuriser vos données
Qui dit collaboration en ligne, dit souvent partage d'informations sensibles. C’est à ce moment là que l’on doit s’assurer de la sécurité des données échangées dans le cloud. Il faut donc que cet outil collaboratif réponde aux normes de sécurité les plus élevées pour éviter les violations de données car cela pourrait nuire à la productivité des collaborateurs et à la réputation de l’entreprise.
Se coordonner entre des équipes dispersées
Avec la montée du télétravail et des équipes géographiquement dispersées, maintenir une coordination efficace est devenu un défi de taille pour les entreprises. Une solution collaborative doit permettre un accès facile et une synchronisation en temps réel des documents et des discussions, pour garantir la productivité des utilisateurs.
Sélectionner la solution collaborative adaptée à vos objectifs
Choisir sa solution collaborative en fonction de son objectif
Il est temps pour vous de choisir la solution collaborative la plus adaptée à vos besoins ? La sélection de la solution collaborative doit être une décision stratégique, basée sur une compréhension claire des objectifs de l'entreprise et sur une évaluation rigoureuse des options disponibles. En choisissant une solution adaptée, vous maximiserez non seulement la productivité mais aussi l'engagement des collaborateurs. Alors, quel est l’objectif de votre entreprise ?
- Sélectionner un outil complet pour remplacer vos outils actuels
- Choisir un outil expert dans un domaine particulier
- Opter pour un outil collaboratif flexible et facile à prendre en main
- Adopter une solution collaborative disponible en plusieurs langues
- Choisir une solution qui respecte vos engagements (sobriété numérique, souveraineté des données)
- Sélectionner un logiciel assurant la plus haute sécurité pour vos données
Commençons par énumérer les caractéristiques clés des logiciels adaptés aux entreprises !
Les différentes catégories d’outils collaboratifs et leurs bénéfices
Il existe de nombreuses options pour toutes les entreprises qui cherchent leur prochain outil collaboratif. Souvent, ces outils sont spécialisés dans l’un des pans de la collaboration. Alors place au guide complet des comparatifs de solutions.
Outils de communication
Les outils de messagerie instantanées et les logiciels de visioconférence permettent de faciliter les échanges en temps réel entre les collaborateurs. Leur principal objectif est de réduire les délais de réponse et de favoriser l’agilité. Ils permettent notamment de collaborer à distance facilement ! Dans cette catégorie d’outils collaboratifs, on pense à Slack, à Microsoft Teams, à Zoom ou Google Meet.
Outils de gestion de projets et de tâches
Certains outils sur le marché permettent de planifier, d'organiser et de suivre l'avancée des projets. Ils permettent de visualiser en un seul coup d’œil les délais, les tâches, les étapes à respecter et les personnes en charge. Ces outils contribuent à améliorer l'efficacité opérationnelle, à clarifier les priorités et à assurer que les projets avancent conformément aux objectifs fixés.
Dans cette catégorie de solutions, on pense à Trello, Asana, ou Monday.com.
Outils de stockage et de partage de documents
Des plateformes collaboratives permettent de stocker des documents, de les partager et de collaborer à plusieurs en temps réel. Elles permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même fichier ainsi que d'accéder aux informations à tout moment et depuis n'importe où grâce au stockage dans le cloud.
Dans cette catégorie de solutions, on pense notamment à Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
Outils de collaboration en temps réel
Les suites bureautiques en ligne comme Google Workspace (avec ses documents de types Docs, Sheets ou Slides) ou Microsoft 365 (avec ses formats Word, Excel et PowerPoint) permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer simultanément sur des documents, des feuilles de calcul ou des présentations. Ces outils favorisent la collaboration en temps réel afin d’améliorer la réactivité des équipes et la qualité des rendus. Les bénéfices sont donc la réduction du temps de production, une meilleure synchronisations des talents de chacun et une fluidité accrue dans le travail collaboratif.
Réseaux sociaux d’entreprise
Pour cette typologie de logiciels, on pense à des plateformes comme Yammer ou Workplace by Meta. Elles permettent de créer un réseau interne où les employés peuvent partager des idées, poser des questions et interagir de manière informelle. L’objectif principal de ces réseaux sociaux d'entreprise est de favoriser la culture d’entreprise, stimuler l’innovation par le partage d'idées et renforcer la cohésion chez les collaborateurs. Parmi les bénéfices, on compte une amélioration de l'engagement des employés, une diffusion plus rapide de l'information et une meilleure collaboration transversale.
Outils de gestion des connaissances
Les solutions comme Confluence, Notion ou Outline permettent de centraliser et de structurer les connaissances au sein de l'entreprise. Elles facilitent l'accès à l'information et la documentation des processus notamment. L’amélioration de la gestion des connaissances est l’un des bénéfices principaux. Mais on peut aussi compter sur la réduction du temps passé à rechercher des informations et, ainsi, une meilleure continuité opérationnelle en cas de relai entre 2 collaborateurs.
Les outils tout-en-un
Les solutions collaboratives globales englobent la totalité des spécificités citées ci-dessus : elles contiennent des outils pour la gestion de projet, pour communiquer instantanément, stocker vos documents en toute sécurité et collaborer en temps réel. Leur principal atout est qu’elles permettent de remplacer un grand nombre d’outils en offrant une solution globale.
3 étapes pour sélectionner votre solution collaborative
Étape 1 : Définition de votre besoin
La première étape dans le choix d'une solution collaborative consiste à bien définir vos besoins. Il donc important de commencer par comprendre précisément les objectifs que vous souhaitez atteindre, les défis auxquels vous faites face et les fonctionnalités qui vont être indispensables pour vos équipes. Il faut donc se poser une série de questions : votre priorité est-elle d'améliorer la communication, de centraliser l'information ou de mieux gérer les projets ? Est-ce que la souveraineté et la sécurité de vos données dans le cloud sont primordiales ?
Ensuite, il faut réussir à identifier les utilisateurs principaux et leurs attentes par rapport à la nouvelle solution de collaboration que vous souhaitez implémenter : ont-ils besoins de fonctionnalités spécifiques ? Sont-ils à l’aise avec les nouvelles technologies ? Avez-vous besoin d’intégrer des outils existants ? Cette approche vous permettra une analyse approfondie de vos besoins afin de mieux cibler les solutions qui répondent aux défis spécifiques de votre entreprise.
Étape 2 : Comparatif des solutions collaboratives existantes
Une fois vos besoins bien définis, il est temps de passer à l'étape du comparatif des solutions collaboratives disponibles sur le marché. Cette étape vous demande de dresser une liste des options qui répondent à vos critères puis de les évaluer en fonction de divers aspects : les fonctionnalités disponibles, l’ergonomie de la plateforme, le coût et les coûts économisés par rapport au périmètre fonctionnel, la sécurité, le support client, ...
Il peut être utile de consulter les avis des utilisateurs des solutions présélectionnées, des études de cas ou de demander des démonstrations pour découvrir plus en détails chaque outil. Comparer les avantages et inconvénients de chaque solution vous aidera à déterminer celle qui est la plus alignée avec vos besoins.
Conseil : n'oubliez pas de tenir compte des retours de vos équipes car leur adhésion à l’outil est cruciale pour le succès de son implémentation.
Étape 3 : Choix de la plateforme la plus adaptée
Enfin, après avoir comparé les différentes options, vous pourrez maintenant choisir la plateforme collaborative qui répond le mieux à vos besoins. Votre choix doit se diriger vers une évaluation globale des avantages, du périmètre fonctionnel, des coûts à venir et de l’accompagnement prévu par la solution. Il est également important de considérer la capacité de la plateforme à évoluer avec votre entreprise, à s’intégrer aux outils déjà en place et à favoriser l’adoption par les utilisateurs. Pensez à prévoir des formations pour vos utilisateurs et un planning précis pour la migration de vos données !
Quels sont les avantages de choisir la solution collaborative Interstis par rapport aux autres plateformes collaboratives ?
Une plateforme tout-en-un
Interstis propose une solution tout-en-un regroupant un ensemble complet d'outils collaboratifs en une seule interface disponible via une URL. Que vous ayez besoin de gérer des projets, de partager et stocker des documents, de communiquer en temps réel ou de centraliser vos données, Interstis réunit tout cela en un seul et même endroit.
Cette complétude permet de remplacer de nombreux logiciels et donc de réduire les coûts et de centraliser les informations dans un endroit défini. Cette approche intégrée favorise une collaboration fluide et cohérente au sein de votre organisation, augmentant ainsi l’efficacité et la productivité des collaborateurs !
Souveraineté et sécurité maximale de vos données
Un des points forts d'Interstis est son engagement envers la souveraineté et la sécurité des données. Contrairement à d'autres plateformes collaboratives, Interstis héberge vos données sur des serveurs localisés en France, garantissant ainsi leur protection sous la réglementation européenne stricte, notamment le RGPD, mais surtout du SecNumCloud.
Ce dernier est le plus haut niveau de sécurité et les critères ont été définis par l’ANSSI. Cela vous permet de conserver un contrôle total sur vos informations sensibles tout en bénéficiant d'une protection maximale contre les cybermenaces. Les options de chiffrement avancées et les protocoles de sécurité robustes d’Interstis assurent que vos données restent confidentielles et protégées à chaque étape de leur utilisation.
Un accompagnement dédié et personnalisé
Interstis ne se contente pas de fournir une plateforme de collaboration mais s'engage également à offrir un accompagnement dédié et personnalisé à chaque étape de votre parcours. Une équipe d’experts est mise à votre disposition pour vous aiguiller à chaque étape :
- La personnalisation de la plateforme
- La migration de vos données
- Les formations en présentiel ou à distance
- L’aide à l’adoption
- Le suivi des KPIs d’utilisation
Ce niveau d’accompagnement, qui va bien au-delà de ce que proposent la plupart des autres plateformes, assure que vous tirez le meilleur parti de l’outil tout en minimisant les obstacles à son utilisation.
22 août 2024
Lecture en 8 min
