Communes nouvelles : réussir la fusion grâce aux outils collaboratifs.

L'engouement pour les communes nouvelles se confirme !

Alors qu'entre 2013 et 2014, seules 25 communes nouvelles avaient vu le jour, ce sont plus de 300 qui ont été créées au 1er janvier 2016, représentant plus de 1 000 communes regroupées et plus de 1 000 000 d'habitants (rapport AMF). A l'origine de ce mouvement, un texte de loi de 2010 sur la réforme des collectivités territoriales qui incite au regroupement des communes. Cette première ouverture a été confortée par la loi NOTRe (Nouvelle Organisation territoriale de la République) en août 2015  qui créée le statut de "commune nouvelle". Le principe est simple. Des communes fusionnent pour former une nouvelle municipalité. L'une des communes est désignée pour abriter le nouveau Conseil municipal pendant que les autres accueillent des mairies déléguées.

Cette démarche volontaire de fusion offre des perspectives intéressantes aux communes qui souhaitent se regrouper : 

• En premier lieu, les communes nouvelles bénéficient d'un maintien de leur dotation pendant trois ans. Cet avantage n'est pas négligeable au moment où les collectivités font face à une baisse généralisée des dotations de l'État.
• Toujours dans une optique financière, le regroupement est l'occasion de mutualiser les moyens et de réaliser des économies de fonctionnement. Mais les avantages se traduisent aussi en termes de rayonnement au niveau territorial. La fusion donne à la commune nouvelle un poids politique plus important au sein de l'intercommunalité, notamment face à la ville-centre.
• Enfin, ces regroupements ont l'avantage de préserver l'identité des communes fusionnées en garantissant le maillage des services publics municipaux sur tout le territoire grâce à la mise en place de mairies déléguées.

Cependant, la fusion est un défi organisationnel indéniable pour la commune nouvelle. La nouvelle équipe de direction doit réussir à faire travailler ensemble des agents qui auparavant exerçaient seuls avec leurs élus, ou en équipe réduite, tout en privilégiant une organisation tournée vers le service à ses citoyens.
Les défis à relever sur le terrain sont également de taille. Ces périodes transitoires peuvent mettre en péril l'équilibre collaboratif et communicationnel entre les agents.

Pour réussir l'intégration de tous dans la nouvelle organisation, il est indispensable de favoriser la communication entre les agents surtout dans un contexte d'éclatement géographique des sites de travail. Mais comment mettre en place une culture commune et favoriser ce travail en équipe ?

Les outils collaboratifs font partie des réponses innovantes à ces nouveaux défis. À travers une plateforme commune, accessible aux agents depuis leur bureau ou leur smartphone, la communication interne ne se fait plus seulement descendante, mais transversale. Les nouveaux collaborateurs apprennent à travailler ensemble en partageant facilement des informations et la distance entre les sites ne constitue plus un obstacle à l'émergence d'une culture commune au sein de la collectivité.

Plus encore, ce contexte de transformation est une chance pour rallier des agents jusque là éloignés des usages numériques et offre une possibilité de les inclure dans l'utilisation d'outils de communication à forte valeur ajoutée pour la collectivité. Ces nouveaux outils collaboratifs, simples et intuitifs permettent de résoudre à plusieurs des situations auxquelles les agents devaient jusque là faire face seuls.D'autre part, le travail en mode projet devient possible, même à distance, grâce à des espaces numériques outillés et callibrés pour la gestion de groupes de travail.

Et finalement, la mise en place d'un outil collaboratif adapté permet de faire émerger au sein de la collectivité une culture de travail plus ouverte et plus collaborative, permettant de recréer rapidement des conditions et des performances de travail optimales après la fusion. Ces nouveaux outils 2.0, à condition qu'ils soient simples et économiques, sont une réponse enthousiasmante et prometteuse face aux défis organisationnels des communes nouvelles.

Thomas Balladur - CEO interStis