Comment faire une to do list efficace ?

Indispensable, la to do list est devenue un incontournable de la gestion du quotidien. Que ce soit en entreprise ou dans la vie perso, il est devenu aujourd’hui impossible de s’en passer sous peine d’oublier quelque chose d’important ou de vous perdre dans vos tâches.

Interstis revient dans cet article sur cet outil miracle et vous explique comment faire une to do list efficace ainsi que ses nombreux avantages. Bonne lecture !

Qu’est-ce qu’une to do list ?

La to do list ou « liste de tâches » est un terme apparu dans les années 1910 et plus largement popularisé par la culture anglo-saxonne. Elle consiste en l’organisation des tâches à effectuer. La to do list peut prendre la forme de post-it, de liste hiérarchisée ou encore être informatisée. Le concept reste le même. On retrouve le plus souvent la to do list lors de l’organisation de projets ou encore dans l’organisation d’une semaine de travail.

Quels sont les 7 intérêts d’une to do list ?

Très utile dans un contexte professionnel ou à des fins personnelles, la to do list vous permet entre autres de :

• Gagner en efficacité. Lister, hiérarchiser, gérer vos tâches vous permet d’être plus efficace.
• Mieux gérer votre temps. Une fois classée par ordre de priorités, chaque tâche s’accompagne d’un temps requis afin de ne pas éterniser votre travail et empiéter sur le temps dédié à la réalisation des autres tâches.
• Vous libérer l’esprit. Une fois couchées sur papier, vous n’aurez plus à vous rappeler de chacune de vos tâches. Vous rendez donc service à votre cerveau et évitez les confusions.
• Avoir une vue d’ensemble. Une fois tous les éléments inscrits dans votre to do list, celle-ci vous permettra de visualiser tout le travail à accomplir et le projet dans sa globalité.
• Réduire le stress. En notant vos missions vous prévoyez un plan des tâches à accomplir. En même temps vous pouvez définir l’importance et le temps dédié à la réalisation de chacune. Tous ces éléments vous permettent de réduire votre stress lorsque vous faites face à une avalanche de missions qui peuvent paraître insurmontables.
• Augmenter votre motivation. Qu’y a-t-il de plus satisfaisant que de rayer, surligner, cocher une tâche accomplie ? La to do list décuple votre satisfaction et votre sentiment de progression. Elle vous motive à accomplir davantage.
• Éviter les oublis. Impossible de ne pas finir sur l’un des avantages les plus importants d’une to do list, mettre par écrit l’ensemble de vos tâches vous permet avant tout de ne pas oublier des éléments et d’éviter les confusions.

Comment faire une to do list efficace ?

Vous souhaitez désormais mettre en place une to do list ? Voici les 5 conseils pour mettre en place une to do list efficace :

• Choisir le support. Le choix du support est primordial. La to do list a pour vocation de vous suivre partout pour que vous puissiez ajouter ou mettre à jour votre avancement dans vos tâches. Équipez vous du support qui vous correspond le mieux : un carnet, un post-it, une application ou encore un tableur.

Pour choisir votre support, prenez en compte plusieurs critères :

1. Quelle sera l’utilisation de votre to do list ? Personnelle ou professionnelle ?
2. Faut-il un support qui possède des fonctionnalités ? Par exemple la collaboration ou la synchronisation des agendas. Pour découvrir les fonctionnalités offertes par Interstis, cliquez ici.
3. La to do list doit-elle être visuelle ? Textuelle ? Interactive ?
4. Cette to do list doit-elle vous permettre de gérer des projets ? Découvrez notre outil de gestion de projet en cliquant ici.
5. Vous permet-elle de déléguer et confier des tâches ?

• Rassembler toutes vos tâches. Organisez-les par priorité. Vous pouvez les annoter d’un chiffre ou d’une couleur qui correspondra au degré d’importance de chacune d’entre elles. Nous vous conseillons de commencer par les tâches qui nécessitent un effort important, toujours dans un souci d’efficacité. Commencez par une grosse tâche nécessitera beaucoup de concentration. Dans cette logique, nous vous conseillons de finir par les tâches les moins importantes.
• Ajouter des deadlines à vos tâches. Les deadlines vous permettront de ne pas faire déborder votre temps de travail en vous concentrant sur une seule tâche. Combinez cela avec votre plan d’action pour convenir du temps nécessaire pour effectuer vos tâches et maximiser votre efficacité.
• Soyez rationnel. Fixez-vous des objectifs réalisables et prenez en compte le délai qui vous est imparti pour les réaliser. Le surmenage est l’ennemi de l’efficacité.
• Laissez-vous une marge de manœuvre. En vous laissant une marge de manœuvre, vous évitez ainsi les missions de dernière minute qui viennent s’ajouter à un planning chargé et qui empiètent sur des tâches à accomplir. Vous évitez ainsi de devoir réorganiser votre to do list à chaque imprévu.

Bonus :

• Parfois créer un mélange entre les tâches professionnelles et personnelles peut être une bonne solution si ces tâches répondent à vos attentes, toujours dans un objectif de motivation.

Vous l’aurez compris, la to do list est un outil indéniablement efficace qui comprend de nombreux avantages. Nous vous conseillons évidemment de recourir à une to do list pour organiser votre quotidien si ce n’est pas déjà le cas.

Nous espérons que cet article vous permettra de créer des to do list efficaces afin que vous puissiez en tirer tous les avantages.

Si vous souhaitez aller plus loin et vous renseigner sur notre plateforme tout-en-un, cliquez ici.