Comment articuler plateforme collaborative et messagerie ?

Le jeudi 29 septembre se tenait le BlueMind Summit : le rendez-vous français de l’écosystème de la messagerie. À cette occasion, plusieurs conférences se sont tenues, et notamment l’une portant sur la thématique suivante « comment articuler plateforme collaborative et messagerie ? ». Animée par Thomas Balladur, Président d’Interstis, elle permettait d’évoquer les usages actuels et les perspectives d’avenir.

I. Plateforme collaborative ou messagerie ?

Depuis la crise sanitaire, le collaboratif se développe de plus en plus en France. Désormais, la grande majorité des organisations sont dotées d’un ou plusieurs outils permettant de travailler en équipe et à distance. La plateforme collaborative est souvent la solution privilégiée car elle permet de réunir sur un seul et même espace plusieurs fonctionnalités importantes : visioconférence, discussion instantanée, agenda partagé, gestion de projets, etc.

Bien que cette solution ait tendance à réduire l’usage traditionnel du mail, elle ne le remplace pas. En effet, aujourd’hui, les utilisateurs passent plutôt de l’un à l’autre, parfois avec difficulté, car chaque outil est dans un univers bien spécifique.

Alors comment articuler plateforme collaborative et messagerie ? À l’avenir, comment penser de nouvelles formes de complémentarité entre ces solutions ?

II. Quel usage pour quel outil ?

Dans un premier temps, la question que l’on va se poser concernant l’articulation de ces deux outils est : du quel des deux aurais-je besoin ?

La réponse peut être assez simple mais amène d'autres questions : Qu’est ce que je vais faire ? Quelle est la finalité ?

En effet, lorsque l’on travaille à plusieurs, on peut utiliser sa plateforme collaborative ou sa messagerie pour plusieurs choses :

• Communiquer en interne,
• Communiquer en externe
• Gérer des projet
• Avoir un moment de travail intense mais court
• Avoir un moment de travail plus ponctuel
• Réaliser un travail qui s’articule autour de documents
• Avoir des échanges avec plus ou moins de confidentialité

Toutes ces pistes vont vous permettre de savoir si la plateforme collaborative ou la messagerie est l’outil le plus efficace pour répondre à votre besoin du moment. Mais comme vous pouvez le constater, vous aurez souvent besoin de passer de l’un à l’autre. Les deux outils sont donc nécessaires. Et parfois, plutôt que de faire un choix, il est même essentiel de synchroniser les deux solutions.

III. Synchroniser vos outils pour plus d’efficacité

En effet, bien souvent, vous aurez besoin de pouvoir synchroniser vos outils, afin de gagner du temps et de ne perdre aucune information.

Actuellement, lorsque les plateformes collaboratives et les messageries sont connectées, comme ce sera très prochainement le cas entre Interstis et BlueMind, les fonctionnalités principales sont synchronisées :

• l’agenda
• les notifications
• l’active directory et l’annuaire

Cela permet de faciliter la collaboration et de ne passer à côté d’aucune donnée : si une date est mentionnée dans un mail, elle s’implémente automatiquement dans l’agenda. Je reçois un mail, je reçois une notification sur ma plateforme. Les contacts avec qui j’échange sur ma plateforme collaborative se retrouvent dans ma messagerie.

Ce socle primaire d’interconnexions est proposé par la plupart des éditeurs américains, avec souvent un manque de fluidité entre les différentes applications. Le parcours utilisateur, s’il est alourdi, peut freiner l’appropriation de l’outil et être un réel frein au changement. C’est pourquoi il est indispensable d’aller plus loin et de proposer une véritable hybridation de la plateforme collaborative et de la messagerie.

IV. Hybrider pour créer de la valeur

C’est pourquoi BlueMind et Interstis ont décidé de travailler ensemble pour proposer d’ici 2023 une solution hybridée. Quelques exemples d’usage qui seront désormais possibles, véritables révolutions du quotidien.

• La recherche unifiée : je peux chercher dans mes documents, sur ma plateforme, dans mes messages, mes tâches, mes mails mais aussi mes pièces jointes un mot clé !
• Avoir une brique documentaire commune : lorsque je reçois un mails, je pourrai le retrouver dans la messagerie et dans mes documents sur ma plateforme collaborative. Il sera également possible de retrouver mon mail dans la GED du projet ratachée. L’intérêt ? Améliorer le versionning de ses documents et stocker une seule fois un même document plutôt que de le partager à de multiples reprises. En terme de fiabilité de l’information et de sobriété numérique, c’est une vraie avancée.
• Écrire un mail à plusieurs mains : actuellement, lorsque je dois faire valider un mail, je l’envoie pour validation, on peut me le renvoyer avec des corrections en couleur, puis je le copie-colle pour envoyer la version définitive. Désormais, il sera possible d’inviter un collègue via la plateforme collaborative et d’éditer un mail en commun.

Dans le projet de BlueMind et Interstis, une cinquantaine de parcours innovants ont été imaginés en hybridant plusieurs outils : la plateforme collaborative, la visioconférence, la brique de sécurité, etc.

V. BlueMind et Interstis : l’excellence technologique française

BlueMind est l’éditeur de la solution de messagerie collaborative open source du même nom. C’est une solution complète de messagerie d’entreprise, d’agendas et de travail collaboratif. Son objectif est de vous permettre de travailler au quotidien avec des outils, ergonomiques, performants et efficaces.

Interstis est une plateforme collaborative qui facilite le travail à distance et en équipe. Visioconférence, agenda collaboratif, gestion de projet en ligne, et bien plus encore, la solution est 100% française, écoresponsable et sécurisée.