Les annonces du Président Emmanuel Macron amorcent une nouvelle étape dans la crise sanitaire. Reconfinement, ouvertures des écoles, renforcement des protocoles sanitaires, etc. autant de mesures qui touchent directement les collectivités territoriales. Ces annonces seront précisés par Olivier Véran et son gouvernement demain. Concernant le télétravail généralisé, comment mettre en place de manière effective cette injonction du nouveau protocole sanitaire ? Quelques clés pour vivre sereinement l'épreuve du télétravail qui met les structures de la fonction publique à rude épreuve.
Si cela n’a pas déjà été réalisé, il est impératif de commencer votre démarche de télétravail en tirant un bilan de la période de confinement du mois de mars. Vous pouvez opter pour un formulaire à faire remplir à vos encadrants et managers ou par une réunion. Si vous choisissez la deuxième option, privilégiez les temps en ateliers suivis d’un moment de restitution.
Il est crucial de faire ressortir les points positifs mais également ceux qui sont perfectibles. Vous pouvez les aborder à travers différentes thématiques : Accessibilité et prise en main du Plan de Continuité d’Activité (PCA), gestion du télétravail, organisation du retour au présentiel, etc. N’oubliez pas d’aborder la question du lien social dans votre administration. Il ne s’agit pas simplement d’un sujet périphérique mais d’un des facteurs impactant directement l’implication de vos salariés ou agents.
Avant d’aller mener une bataille, il faut connaître les forces en présence. Pour se faire, appuyez vous sur votre PCA et faites un comparatif entre l’espéré (ce que vous avez consigné dans votre document) et ce qui s’est effectivement passé. Posez-vous quelques questions simples : combien de salariés ou d’agents ont des tâches télétravaillables, quelles missions devront obligatoirement être menées en présentiel, quels outils seront utilisés pour maintenir la transmission de l’information et des documents. Car c’est bien là que se situe le nerf de la guerre. Petite ou grande commune, TPE ou multinationale, il est temps de faire le point sur les outils de travail utilisés jusqu’à présent, en prenant en compte les petits nouveaux intégrés depuis mars 2020. Objectivement, ont-ils été efficaces ? La prise en main a-t-elle été facile pour tout le monde ?
Une fois cette revue des troupes faite et rationalisée (sous forme de tableau excel par exemple), vous aurez toutes les cartes en main pour choisir de nouveaux outils de travail ou pour compléter l’existant.
Commencez par définir votre besoin. Grâce à l’audit réalisé en amont, vous devez y voir plus clair sur ce que vous recherchez exactement : une solution tout en un ou des modules complémentaires pour pallier aux manques existants. Quoi qu’il en soit, listez les outils de travail qui pourraient vous être utiles (visioconférence, agenda partagé, conversation instantanée, gestion électronique des documents, sondage) et notez leur efficacité sur 10 dans chacun des trois domaines suivant : la simplicité d’utilisation, la sécurité et la réactivité des équipes support.
| Simplicité d'utilisation | Sécurité | Réactivité des services supports | |
| Visioconférence | |||
| Agenda partagé | |||
| Conversation instantanée | |||
| Gestion électronique des documents (GED) | |||
| Sondage | |||
| Gestion des tâches |
1. La simplicité d’utilisation : elle est essentielle dans la mesure où vos équipes auront assez peu de temps pour comprendre le fonctionnement de ces nouveaux outils. Cet indicateur est donc indispensable pour l’appropriation de l’outil de travail au sein de chacune des strates de votre organisation.
2. La sécurité : l’un des critères essentiels et bien souvent négligé. Il est indispensable de s’assurer de la sécurité des outils proposés, notamment avec les contraintes RGPD1 qui vous responsabilise sur le traitement des données.
3. La réactivité des équipes support : Au vu du contexte extrêmement tendu et mouvant, il est indispensable de s’assurer un service client réactif et présent. Ce qui est loin d’être le cas avec les géants américains dont les contacts se cantonnent souvent à des échanges par mail et même parfois en anglais. Le choix d’une solution française est donc préférable pour rassurer vos équipes et vous décharger de la gestion des éventuels problèmes techniques.
Un outil collaboratif français et intuitif : découvrez interStis
Vous avez objectivé vos ressources, évalué vos dispositifs et fais le choix d’un outil collaboratif efficace : vous pouvez désormais informer vos collaborateurs et les former.
Votre message se doit d’être rassurant et très concret : donnez des informations précises et claires. L’idéal est de rédiger une note sur les nouveaux outils et l’adaptation de l’organisation, et de l’appuyer par des échanges en direct (appel ou réunion, en visioconférence de préférence).
Une formation très rapide pourra être donnée par le prestataire de l’outil pour une prise en main rapide des équipes. Elles seront ainsi opérationnelles et pourront adapter leurs pratiques quotidiennes aux nouvelles contraintes.
Tout est en place, vos équipes sont prêtes pour cette nouvelle organisation ? Il est donc temps de se lancer dans le télétravail. Néanmoins, il ne faut pas négliger le suivi. Contactez régulièrement vos équipes pour faire le point sur leur ressenti et les utilisations des nouveaux outils de travail. N’hésitez pas non plus à appeler les équipes techniques de votre prestataire pour faire remonter vos besoins.
Pensez à faire là aussi un bilan de votre démarche dans quelques semaines pour garder une trace objective de votre expérience et de son appropriation par vos équipes.