Agenda collaboratif Interstis : 3 nouveautés à connaître !

Piqûre de rappel concernant l’outil !

Depuis la page d’accueil, sur la gauche, vous trouverez l’onglet « Mon Agenda ». En cliquant sur la date qui vous intéresse, vous pourrez directement renseigner vos rendez-vous, projets, travaux, ...

Cet outil est un agenda collaboratif. De ce fait, les utilisateurs (auxquels vous aurez donné un accès à votre agenda) pourront visualiser vos disponibilités et vos rendez-vous communs. Les événements, auxquels vous êtes invité et avez répondu présent, s’ajouteront automatiquement dans votre agenda. Si vous le souhaitez, cet outil peut être synchronisé avec votre agenda personnel : Google Agenda, Outlook, iCal, ADE, ...

Et alors ces nouveautés ?

1. Gérer mes préférences de confidentialité

Avant toute explication, rappelons deux détails :

• Chaque personne, dans votre liste de contacts, est présente dans au moins un même espace collaboratif que vous.
• Pour accéder à l’agenda d’un autre collaborateur, il suffit de cliquer sur « Agenda d’un autre utilisateur » et de taper le nom de la personne voulue.

Désormais, vous pouvez gérer la confidentialité de votre planning plus librement !

• Vous pouvez l’ouvrir à tous vos collaborateurs. Dans ce cas, ils pourront voir vos rendez-vous, réunions, disponibilités, … en clair. Titre et détails de chacun de vos événements seront lisibles.
• Vous pouvez le mettre en privé. Dans ce cas, vos collaborateurs pourront voir vos disponibilités. En revanche, les intitulés de vos rendez-vous, événements, travaux, ... ne seront pas lisibles. Cela permet d’informer votre emploi du temps tout en préservant la confidentialité de votre agenda.
• Enfin, vous pouvez choisir de le rendre invisible. Dans ce cas, personne, à part vous, ne pourra voir votre agenda.

Vous souhaitez donner un accès à votre agenda qu'à quelques personnes. C'est possible. Positionnez votre agenda comme "Invisible" ou "Privé" et créez des exceptions pour telle et telle personne. Il suffit de taper les noms des personnes dont vous souhaitez ouvrir ou restreindre l’accès à votre agenda.

2. Gérer mes connecteurs (agenda / Outlook / autres)

Avant, vous pouviez connecter votre agenda interStis avec celui de Google. Désormais vous pouvez aussi le faire avec celui d’Outlook. Cependant, il faut avoir activer le connecteur à votre serveur exchange (il s'active depuis la partie administration sur la plateforme). Le branchement d'un connecteur entraine une synchronisation automatique et bidirectionnelle de vos 2 agendas. En d’autres termes, vos plannings sont reproduits en mirroir sur interStis et sur votre agenda d'origine.

Pour ceux qui utiliseraient autre chose que Google et Outlook, vous pouvez connecter votre agenda grâce au format ICalendar. Dans ce cas, les informations de votre agenda interStis iront s’insérer automatiquement dans votre agenda personnel. En revanche, rien ne remonte de votre agenda vers interStis.

3. Exporter mon agenda et celui de mes collaborateurs

Pour exporter votre agenda, il vous suffit de sélectionner les dates qui vous intéressent puis de choisir le format pour l’export (CSV ou ICAL). Vous pouvez aussi exporter les agendas de vos collaborateurs.